Verpackungsdaten, die Einkäufer benötigen, bevor sie ein Frachtdatum anfragen

Eine Möbelliste benennt, was Sie erwerben möchten. Eine Frachtdatenanfrage muss zudem beschreiben, was tatsächlich transportiert wird: die verpackten Einheiten, deren Abmessungen und Gewicht sowie die Route und die zu kalkulierenden Leistungen. Die Übersendung lediglich eines Produktfotos oder der Abmessungen eines montierten Schreibtischs lässt diese Fragen unbeantwortet.

Diese Checkliste unterstützt Einkäufer von Büromöbeln dabei, ein nutzbares Angebotsdossier zusammenzustellen. Sie enthält keine BG-Verpackungsspezifikationen, Frachtraten oder eine bestätigte Transportvereinbarung. DHLs leitfaden zur Erstellung von Frachtdatenanfragen identifiziert Gewicht und Abmessungen der Sendung, die Route, die Transportart sowie zusätzliche Dienstleistungen als Preisfaktoren. Erfragen Sie beim ausgewählten Frachtdienstleister, welche Informationen er für Ihre Sendung benötigt.

1. Identifizieren Sie die Möbel und die vorgeschlagene Versandcharge

Beginnen Sie mit den ausgewählten Modellen, Konfigurationen und Mengen. Halten Sie die Möbelliste getrennt von der Packliste: Ein gekauftes Artikel entspricht nicht automatisch einer Kartonage in Ihrer Berechnung. Bitten Sie den Lieferanten, die Verpackungsanordnung für die exakte angebotene Konfiguration anzugeben.

Die BG-2642B Aufbewahrungsschrank und BG-2587MT Meeting-Tabelle sind separate Katalogreferenzen. Ihr äußeres Erscheinungsbild legt weder fest, wie viele Pakete jeweils verwendet werden, ob sie montiert oder zerlegt versandt werden noch welche Abmessungen sie verpackt haben. Fordern Sie diese Angaben gesondert an; die beiden Modelle werden hier nicht als vereinbarte Sendung dargestellt.

2. Fordern Sie die Abmessungen der verpackten Einheiten an

Fordern Sie die äußere Länge, Breite und Höhe jedes Verpackungstyps, die Maßeinheiten sowie die Anzahl der Pakete mit diesen Abmessungen an. Erfragen Sie das Bruttogewicht jedes Typs einschließlich seiner Verpackung – nicht das Gewicht der ungepackten Möbel. Halten Sie verschiedene Verpackungsgrößen in separaten Zeilen fest.

Falls die Waren auf Paletten oder in Kisten zusammengefasst werden, fragen Sie, welche Angaben die einzelnen Kartons und welche die endgültigen Handlungseinheiten beschreiben. Lassen Sie vom Lieferanten und vom Spediteur bestätigen, welche Ebene in das Angebot einzubeziehen ist. Beide Ebenen ohne Kennzeichnung zu erfassen, kann zu einer doppelten Zählung derselben Waren führen.

3. Verwenden Sie eine Tabelle zur Anfrage von Verpackungsdaten

Die nachstehende Tabelle ist eine leere Informationsanfrage, keine tatsächliche BG-Verpackungsliste. Fügen Sie neben jeder Antwort die Quelle und den Bestätigungsstatus hinzu. Falls eine Angabe vorläufig ist, kennzeichnen Sie sie deutlich als solche.

Fragen Sie, ob Verpackungen gestapelt werden dürfen und ob eine besondere Handhabung erforderlich ist; leiten Sie solche Schlüsse weder aus einem Schrank- noch aus einem Tischfoto ab. Falls der Lieferant keine Antwort bestätigt hat, leiten Sie die Unsicherheit an den Spediteur weiter, statt einen erfundenen Wert einzugeben.

4. Definieren Sie, wo der angegebene Service beginnt und endet

Geben Sie die vorgeschlagenen Abhol- und Lieferorte in dem von dem Spediteur geforderten Detailgrad an. Ein Ziel-Land allein beschreibt nicht denselben Auftrag wie die Lieferung an eine benannte Lagerhalle oder Büroadresse. Nennen Sie die beabsichtigte Transportart, oder bitten Sie den Anbieter, die Alternativen, auf die sich sein Angebot bezieht, zu erläutern.

Listen Sie alle gewünschten Abhol-, Lade-, Entlade- oder Endlieferungsleistungen gesondert auf. Erkundigen Sie sich, wer jeweils welchen Schritt organisiert und welche Informationen zum Zugang am Zielort erforderlich sind. Behandeln Sie ein gewünschtes Versanddatum als Planungseingabe, bis die zuständigen Parteien es bestätigen. Wandeln Sie eine Frachtkostenschätzung nicht in ein zugesichertes Lieferdatum um.

5. Vergleichen Sie die Antwort mit dem gleichen Datenblatt

Senden Sie jedem Anbieter dieselben bestätigten Paketdaten und denselben Leistungsantrag. Fordern Sie an, dass das Angebot seine Annahmen, enthaltenen Leistungen, Ausschlüsse und Gültigkeitsdauer ausweist. Falls sich die Verpackungsvereinbarung ändert, reichen Sie die überarbeiteten Daten zur erneuten Prüfung ein, statt vorauszusetzen, dass der frühere Betrag weiterhin gilt.

Halten Sie das Möbelangebot und das Transportangebot klar getrennt. Erkundigen Sie sich, wie zusätzliche Kosten identifiziert und bestätigt würden. Diese Checkliste berechnet weder Frachtkosten noch Steuern noch einen Container-Ladeplan, und sie stellt nicht sicher, dass BG eine bestimmte Transportleistung bereitstellt.

FRAGEN DER KÄUFER

Können die Abmessungen von Montagemöbeln als Verpackungsabmessungen verwendet werden?

Ersetzen Sie diese nicht. Fordern Sie die Außenmaße der vorgeschlagenen verpackten Einheiten für die ausgewählte Konfiguration an, wobei die Maßeinheiten deutlich angegeben sein müssen.

Reichen Gesamtgewicht und Gesamtvolumen aus?

Fragen Sie den Spediteur. Halten Sie die Anzahl der Verpackungseinheiten sowie die einzelnen Abmessungen und Gewichtsangaben bereit, damit die Gesamtwerte nachvollzogen und überprüft werden können.

Was geschieht, wenn die endgültigen Verpackungsdaten noch nicht vorliegen?

Kennzeichnen Sie vorläufige Werte als Schätzungen und benennen Sie die Person, die diese bestätigen muss. Erkundigen Sie sich, welche Änderungen eine Überarbeitung des Frachtpreisangebots vor der Buchung erforderlich machen würden.

Beinhaltet ein Frachtpreisangebot die Montage im Büro?

Gehen Sie davon nicht automatisch aus. Bitten Sie den zuständigen Anbieter, den Endpunkt und die enthaltenen Leistungen explizit anzugeben. Für die Montage und Aufstellung von Möbeln ist eine gesonderte Bestätigung erforderlich.

Fordern Sie Verpackungsinformationen für die ausgewählte Konfiguration an

Kontaktieren Sie BG Office Furniture mit den Modellen, Mengen und dem vorgesehenen Bestimmungsort. Fordern Sie die anzuwendenden Verpackungsdaten und deren Bestätigungsstatus an und teilen Sie die vereinbarten Informationen mit Ihrem Spediteur. Belassen Sie unbeantwortete Fragen zu Verpackung und Service sichtbar, bis sie geklärt sind.