Dati sull’imballaggio necessari agli acquirenti prima di richiedere un preventivo per il trasporto merci

Un elenco di mobili identifica ciò che si desidera acquistare. Una richiesta di preventivo per il trasporto merci deve invece descrivere esattamente ciò che verrà effettivamente spostato: le unità imballate, le loro misure e il loro peso, nonché il percorso e i servizi oggetto di quotazione. Inviare soltanto una fotografia del prodotto o le dimensioni di una scrivania assemblata lascia irrisposte tutte queste domande.

Questo elenco di controllo aiuta gli acquirenti di mobili da ufficio a raccogliere un brief efficace per ottenere un preventivo. Non fornisce specifiche di imballaggio BG, tariffe di trasporto né accordi di trasporto confermati. Le linee guida per la quotazione DHL per il trasporto merci identifica il peso e le dimensioni della spedizione, il percorso, la modalità di trasporto e i servizi aggiuntivi come fattori di prezzo. Chiedere al fornitore di trasporto scelto quali informazioni necessita per la propria spedizione.

1. Identificare i mobili e il lotto di spedizione proposto

Iniziare dai modelli, dalle configurazioni e dalle quantità selezionate. Tenere separato l'elenco dei mobili dall'elenco degli imballaggi: un articolo acquistato non deve automaticamente corrispondere a una sola scatola nel proprio calcolo. Chiedere al fornitore di indicare la disposizione dell'imballaggio per la configurazione esatta oggetto del preventivo.

Per esempio, il Armadietto per archiviazione BG-2642B e Tavolo per riunioni BG-2587MT sono riferimenti catalogo distinti. Il loro aspetto non indica quanti imballaggi ciascuno richiede, se vengono spediti montati o quali sono le loro dimensioni imballate. Richiedere tali dettagli separatamente; i due modelli non sono qui presentati come una spedizione concordata.

2. Chiedere le misure delle unità imballate

Richiedere la lunghezza, la larghezza e l’altezza esterne di ciascun tipo di imballo, le unità di misura utilizzate e il numero di imballi che adottano tali dimensioni. Richiedere il peso lordo di ciascun tipo, compreso l’imballo, anziché sostituirlo con il peso del mobile sfornito. Mantenere le diverse dimensioni degli imballi su righe separate.

Se le merci verranno raggruppate su pallet o in casse, chiedere quali dati si riferiscono alle singole scatole e quali invece alle unità finali di movimentazione. Far confermare al fornitore e al vettore quale livello debba figurare nel preventivo. Registrare entrambi i livelli senza etichettarli può portare a contare due volte le stesse merci.

3. Utilizzare una tabella per richiedere i dati di imballaggio

La tabella sottostante è un modello vuoto per la richiesta di informazioni, non un vero elenco di imballaggio BG. Aggiungere, accanto a ogni risposta, la fonte e lo stato di conferma. Se un dato è provvisorio, lasciarlo esplicitamente indicato come tale.

Chiedere se è consentito impilare i colli e se è richiesta una movimentazione speciale; non dedurre né l’una né l’altra ipotesi da una fotografia di un armadio o di una tabella. Qualora il fornitore non abbia fornito una risposta confermata, trasmettere tale incertezza al vettore anziché inserire un valore inventato.

4. Definire il punto di inizio e di fine del servizio quotato

Indicare i luoghi previsti di ritiro e di consegna con il livello di dettaglio richiesto dal vettore. Indicare soltanto il paese di destinazione non equivale a specificare la consegna presso un magazzino o un indirizzo ufficio nominato. Specificare la modalità di trasporto prevista oppure chiedere al vettore di illustrare le alternative su cui sta formulando il preventivo.

Elencare separatamente tutti i servizi richiesti di raccolta, caricamento, scaricamento o consegna finale. Chiedere chi si occupa di ciascun passaggio e quali informazioni sono necessarie riguardo all’accesso presso la destinazione. Considerare una data richiesta per la spedizione come un dato di pianificazione fino a quando le parti responsabili non la confermano. Non trasformare una stima del costo del trasporto in una data di consegna garantita.

5. Confrontare la risposta con lo stesso foglio dati

Inviare a ogni fornitore gli stessi dati confermati sul pacco e la stessa richiesta di servizio. Chiedere che il preventivo specifichi le sue ipotesi, i servizi inclusi, le esclusioni e la validità. Se la disposizione dell’imballaggio cambia, restituire i dati rivisti per la revisione anziché presumere che la cifra precedente rimanga valida.

Tenere distinto il preventivo per l’arredamento da quello per il trasporto. Chiedere in che modo verrebbero identificati e confermati eventuali costi aggiuntivi. Questo elenco di controllo non calcola le spese di trasporto, le tasse né un piano di carico per container, e non stabilisce che BG fornisca alcun particolare servizio di trasporto.

DOMANDE DELL'ACQUIRENTE

È possibile utilizzare le dimensioni dei mobili assemblati come dimensioni del pacco?

Non sostituirle. Richiedere le misure esterne delle unità imballate proposte per la configurazione selezionata, indicando chiaramente le unità di misura.

È sufficiente il peso e il volume totali?

Chiedere al fornitore di trasporto. Tenere a disposizione il numero di pacchi, le singole dimensioni e la ripartizione dei pesi, in modo che il totale possa essere compreso e verificato.

Che cosa fare se i dati finali sull’imballaggio non sono ancora disponibili?

Etichettare le cifre preliminari come stime e indicare chi deve confermarle. Chiedere quali modifiche richiederebbero la revisione del preventivo di trasporto prima della prenotazione.

Un preventivo di trasporto include l’installazione in ufficio?

Non dare per scontato. Chiedere al fornitore competente di specificare il punto finale di consegna e i servizi inclusi. Le responsabilità relative al montaggio e al posizionamento dei mobili devono essere confermate separatamente.

Richiedere le informazioni sull’imballaggio per la configurazione selezionata

Contatta BG Office Furniture con i modelli, le quantità e la destinazione prevista. Richiedere i dati di imballaggio applicabili e lo stato della loro conferma, quindi condividere le informazioni concordate con il proprio fornitore di servizi logistici. Mantenere visibili le domande relative all’imballaggio e ai servizi rimaste senza risposta fino alla loro risoluzione.