माल भाड़ा उद्धरण के लिए आवश्यक पैकिंग डेटा खरीदारों के लिए

फर्नीचर की सूची बताती है कि आप क्या खरीदना चाहते हैं। माल भाड़ा के प्रश्न-पत्र में यह भी वर्णित करना आवश्यक होता है कि वास्तव में क्या स्थानांतरित किया जाएगा: पैक किए गए इकाइयाँ, उनके माप और भार, तथा मार्ग और मूल्यांकित सेवाएँ। केवल एक उत्पाद का फोटो या एक असेम्बल किए गए डेस्क का आकार भेजने से ये प्रश्न अनुत्तरित रह जाते हैं।

यह जाँच सूची कार्यालय फर्नीचर के खरीदारों को एक उपयोगी उद्धरण संक्षिप्त तैयार करने में सहायता करती है। यह BG के पैकिंग विनिर्देशों, माल भाड़ा दरों या पुष्टित यातायात व्यवस्था को प्रदान नहीं करती है। DHL का माल भाड़ा उद्धरण मार्गदर्शन शिपमेंट के वजन और आयाम, मार्ग, परिवहन का तरीका और अतिरिक्त सेवाओं को मूल्य निर्धारण के कारकों के रूप में पहचानता है। चुने गए फ्रेट प्रदाता से पूछें कि आपके शिपमेंट के लिए उसे कौन-सी जानकारी की आवश्यकता है।

1. फर्नीचर और प्रस्तावित शिपिंग बैच की पहचान करें

चयनित मॉडलों, कॉन्फ़िगरेशनों और मात्राओं के साथ शुरुआत करें। फर्नीचर की सूची को पैकिंग सूची से अलग रखें: एक खरीदा गया आइटम स्वतः आपकी गणना में एक कार्टन नहीं बन जाता है। आपूर्तिकर्ता से उस विशिष्ट कॉन्फ़िगरेशन के लिए पैकिंग व्यवस्था की पहचान करने का अनुरोध करें जिसका उद्धरण दिया जा रहा है।

उदाहरण के लिए, BG-2642B स्टोरेज कैबिनेट और BG-2587MT बैठक मेज़ ये अलग-अलग कैटलॉग संदर्भ हैं। उनका बाहरी रूप यह नहीं बताता कि इनमें से प्रत्येक के लिए कितने पैकेज की आवश्यकता होती है, क्या वे असेंबल्ड अवस्था में यात्रा करते हैं या उनके पैक किए गए आयाम क्या हैं। उन विवरणों को अलग से अनुरोध करें; यहाँ दोनों मॉडलों को सहमत शिपमेंट के रूप में प्रस्तुत नहीं किया गया है।

2. पैक किए गए यूनिट्स के माप के लिए पूछें

प्रत्येक पैकेज प्रकार की बाहरी लंबाई, चौड़ाई और ऊँचाई, माप की इकाइयाँ तथा उन आयामों का उपयोग करने वाले पैकेजों की संख्या का अनुरोध करें। प्रत्येक प्रकार का सकल भार (उसके पैकेजिंग सहित) पूछें, न कि अपैक्ड फर्नीचर के भार को प्रतिस्थापित करके। विभिन्न पैकेज आकारों को अलग-अलग पंक्तियों पर रखें।

यदि माल को पैलेटों या क्रेट्स में समूहित किया जाएगा, तो पूछें कि कौन-से आँकड़े व्यक्तिगत कार्टनों का वर्णन करते हैं और कौन-से अंतिम हैंडलिंग इकाइयों का। आपूर्तिकर्ता और फ्रेट प्रदाता से पुष्टि करवाएँ कि कौन-सा स्तर उद्धरण में शामिल होना चाहिए। दोनों स्तरों को लेबल किए बिना रिकॉर्ड करने से एक ही माल की गिनती दो बार हो सकती है।

3. पैकिंग-डेटा अनुरोध तालिका का उपयोग करें

नीचे दी गई तालिका एक खाली सूचना अनुरोध है, वास्तविक BG पैकिंग सूची नहीं। प्रत्येक उत्तर के बगल में स्रोत और पुष्टि की स्थिति जोड़ें। यदि कोई आँकड़ा अस्थायी है, तो उसे स्पष्ट रूप से अस्थायी रूप से छोड़ दें।

पूछें कि क्या कोई पैकेज एक-दूसरे पर रखा जा सकता है और क्या विशेष हैंडलिंग की आवश्यकता है; किसी कैबिनेट या तालिका के फोटो से इनमें से किसी का भी अनुमान न लगाएँ। यदि आपूर्तिकर्ता ने कोई उत्तर पुष्टि नहीं किया है, तो काल्पनिक मान दर्ज करने के बजाय अनिश्चितता को माल ढुलाई प्रदाता को सौंप दें।

४. उद्धृत सेवा के प्रारंभ और अंत के स्थान को परिभाषित करें

माल ढुलाई प्रदाता द्वारा अनुरोधित विस्तार के साथ प्रस्तावित संग्रह और डिलीवरी स्थान दें। केवल गंतव्य देश का उल्लेख एक नामित गोदाम या कार्यालय पते पर डिलीवरी के समान कार्य का वर्णन नहीं करता है। उद्दिष्ट परिवहन माध्यम का उल्लेख करें, या प्रदाता से पूछें कि वह कौन-से विकल्प उद्धृत कर रहा है।

कोई भी अनुरोधित संग्रह, लोडिंग, अनलोडिंग या अंतिम डिलीवरी सेवाओं को अलग-अलग सूचीबद्ध करें। प्रत्येक चरण की व्यवस्था कौन करता है और गंतव्य पर पहुँच के बारे में क्या जानकारी आवश्यक है, यह पूछें। किसी अनुरोधित शिपमेंट तिथि को तब तक एक योजना इनपुट के रूप में मानें जब तक जिम्मेदार पक्षों द्वारा इसकी पुष्टि नहीं कर दी जाती है। किसी फ्रेट अनुमान को वादा की गई डिलीवरी तिथि में न बदलें।

५. प्रतिक्रिया की तुलना उसी डेटा शीट के साथ करें

प्रत्येक प्रदाता को समान पुष्टि किए गए पैकेज डेटा और सेवा अनुरोध भेजें। कोटेशन से इसकी मान्यताओं, शामिल सेवाओं, अपवादों और वैधता की पहचान करने का अनुरोध करें। यदि पैकिंग व्यवस्था में परिवर्तन होता है, तो पहले के आंकड़े को लागू मानने के बजाय समीक्षा के लिए संशोधित डेटा वापस कर दें।

फर्नीचर कोटेशन और परिवहन कोटेशन को अलग-अलग रखें। पूछें कि कोई अतिरिक्त शुल्क कैसे पहचाने जाएँगे और पुष्टि किए जाएँगे। यह चेकलिस्ट फ्रेट शुल्क, कर या कंटेनर लोडिंग योजना की गणना नहीं करती है, और यह यह भी स्थापित नहीं करती है कि BG कोई विशिष्ट परिवहन सेवा प्रदान करता है।

खरीदार के प्रश्न

क्या असेम्बल किए गए फर्नीचर के आयामों का उपयोग पैकेज के आयामों के रूप में किया जा सकता है?

उनका प्रतिस्थापन न करें। चुने गए कॉन्फ़िगरेशन के लिए प्रस्तावित पैक्ड यूनिट्स के बाहरी माप का अनुरोध करें, और इकाइयाँ स्पष्ट रूप से बताएँ।

क्या कुल वजन और आयतन पर्याप्त है?

फ्रेट प्रदाता से पूछें। पैकेज की संख्या, प्रत्येक के आयाम और वजन का विवरण उपलब्ध रखें, ताकि कुल मात्रा को समझा और जाँचा जा सके।

अगर अंतिम पैकिंग डेटा अभी उपलब्ध नहीं है, तो क्या करें?

प्रारंभिक आँकड़ों को अनुमान के रूप में लेबल करें और यह पहचानें कि उन्हें किसे पुष्टि करनी है। पूछें कि कौन-से परिवर्तन बुकिंग से पहले फ्रेट कोटेशन को अपडेट करने की आवश्यकता होगी।

क्या फ्रेट कोटेशन में कार्यालय में स्थापना शामिल है?

ऐसा मानकर न चलें। संबंधित प्रदाता से अंतिम बिंदु और शामिल सेवाओं के बारे में स्पष्ट रूप से बताने का अनुरोध करें। फर्नीचर असेम्बली और स्थापना की ज़िम्मेदारियों की अलग से पुष्टि की आवश्यकता होती है।

चुने गए कॉन्फ़िगरेशन के लिए पैकिंग की जानकारी का अनुरोध करें

BG ऑफिस फर्नीचर से संपर्क करें मॉडल्स, मात्राओं और निर्धारित गंतव्य के साथ। लागू पैकिंग डेटा और उसकी पुष्टि की स्थिति के बारे में पूछें, फिर सहमत जानकारी को अपने फ्रेट प्रदाता के साथ साझा करें। अनुत्तरित पैकिंग और सेवा संबंधित प्रश्नों को उनके समाधान तक दृश्यमान रखें।