نکات نگهداری از دفتر مدیریتی

برای انجام بهترین کارهای خود، مهم است که دفتر مدیریتی تمیز و منظم نگه داشته شود. یک دفتر خوب نگه‌داری‌شده به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید و احساس خوبی داشته باشید. در فوشان BG، ما قدرت یک فضای تمیز را درک می‌کنیم. در اینجا چند پیشنهاد برای نحوه سازماندهی دفتر مدیریتی شما آورده‌ایم. این کار به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید و همچنین فضای خوبی برای همه ایجاد کنید.

چگونه دفتر مدیریتی خود را در وضعیت کارآمد نگه دارید؟

روش‌های متعددی برای نگه داشتن دفتر مدیریتی خود در شرایط تمیز وجود دارد، از جمله ایجاد یک برنامه منظم برای تمیزکاری. می‌توانید هر هفته زمان مشخصی را به تمیز کردن اختصاص دهید. قفسه‌ها را از گرد و غبار پاک کنید، میز کار را پاک نمایید و اسناد را به خوبی سازماندهی کنید. اگر گیاهانی دارید، حتماً آبیاری‌شان کنید. گیاهان سالم فضایی روشن و پرانرژی ایجاد می‌کنند. همچنین مطمئن شوید که رایانه و تجهیزات دیگر شما به خوبی کار می‌کنند. نرم‌افزارهای خود را به‌روز نگه دارید و صفحه کلید و صفحه نمایش را به طور منظم تمیز کنید. محیط کار تمیز به تفکر شفاف کمک می‌کند. حتی می‌توانید دفتر خود را سامان بخشید. وسایل غیرضروری را حذف کنید. اسناد قدیمی را دور بریزید و وسایلی که استفاده نمی‌شوند را اهدا کنید. شگفت‌زده خواهید شد که چقدر فضای جدیدی ایجاد می‌کنید. همچنین مویرگان کاری خود را منظم نگه دارید، همان‌طور که پولفکو می‌گوید. خودکارها، کاغذها و سایر لوازم را در جعبه‌ها یا کشوها نگه دارید. برچسب‌گذاری این ظروف می‌تواند به شما کمک کند تا سریع‌تر چیزی که به دنبال آن هستید پیدا کنید. علاوه بر این، نورپردازی مناسب ضروری است. اگر دفتر شما از نور کافی برخوردار نیست، چراغ‌هایی اضافه کنید. ممکن است در نور روشن احساس بیداری و هوشیاری بیشتری داشته باشید. در نهایت، استراحت کنید. چند دقیقه دور شدن از میز کارتان می‌تواند به شما کمک کند تا دوباره انرژی گرفته و با تمرکز بیشتری به کار بازگردید. فقط بروید یک قدم بزنید، یا حرکات کششی انجام دهید، و سپس با ذهنی شفاف‌تر به کار بازگردید. نگه داشتن دفتر خود در این شرایط، کار سختی است میز اداری مدیر تمیز و مرتب، اما احساس خواهید کرد که بهتر تولید می‌کنید و شادتر هستید.

به دنبال آن کجا بگردم؟

یافتن خدمات خوب تعمیر و نگهداری دستگاه کپی برای دفتر اجرایی شما ممکن است دشوار باشد، اما لزوماً باید این‌گونه نباشد. ابتدا از افرادی که به آنها اعتماد دارید سؤال کنید. یک دوست یا همکار ممکن است شرکت خوبی را بشناسد. همچنین می‌توانید در فضای اینترنت جستجو کنید. به دنبال شرکت‌هایی باشید که نظرات خوبی دارند. وب‌سایت‌های آن‌ها را بازدید کنید و ببینید چه خدماتی ارائه می‌دهند. FOSHAN BG می‌تواند تمام نیازهای دفتر کار شما را پوشش دهد. اگر شرکتی که با آن تماس می‌گیرید تجربه‌ای داشت، شماره‌های لازم را به آن‌ها ارسال کنید. شما به دنبال شرکتی هستید که بداند چگونه دفترها را تمیز کند و آن‌ها را به‌طور منظم پاکیزه نگه دارد. همچنین خوب است درباره محصولات تمیزکننده آن‌ها سؤال کنید. آیا این محصولات ایمن و سازگار با محیط زیست هستند؟ شرکت‌های خوب، از محصولات سبز استفاده می‌کنند که به شما یا محیط زیست آسیب نمی‌زنند. اوه، و قیمت‌گذاری را فراموش نکنید. از چندین شرکت پیشنهاد قیمت بگیرید تا شرکتی را پیدا کنید که با بودجه شما سازگار باشد. برخی از آن‌ها ممکن است پیشنهادات ویژه یا بسته‌های خاصی داشته باشند. مطمئن شوید که چقدر در برنامه‌های زمانی خود انعطاف‌پذیر هستند. شما به یک خدمت نیاز دارید که بتواند دفتر میز اجرایی وقتی که برای شما مناسب است. پس از انتخاب یک سرویس، با آن در ارتباط باشید. بازخورد خود را دربارهٔ کار آن‌ها ارائه دهید. این امر باعث می‌شود آن‌ها همچنان در مسیر صحیح قرار داشته باشند و به این ترتیب دفتر شما همواره مرتب و منظم نمایان شود. نگهداری مناسب تضمین می‌کند که دفتر شما عالی به نظر برسد و شما بتوانید تمام تمرکز خود را روی کارتان داشته باشید.

نگهداری دفتر اجرایی

هنگام نگهداری از یک دفتر اجرایی، دو مؤلفه کلیدی که باید به‌صورت مقرون‌به‌صرفه در نظر گرفته شوند، ظاهر مناسب و عملکرد بهینه هستند. فوشان BG می‌داند که نگهداری و تمیزی دفتر لزوماً نباید هزینه‌های گزافی داشته باشد. یکی از راه‌های صرفه‌جویی در هزینه، تمیز کردن منظم دفتر است. این شامل پاک کردن گردوغبار از سطوح، جارو کشیدن فرش‌ها و رسیدگی فوری به ریزش مایعات است. یک خانه یا آپارتمان تمیز تنها زیباتر به نظر نمی‌رسد، بلکه احتمال جذب آفت‌های مزاحم یا خانواده بزرگتر و مشکل‌سازتر آنها یعنی قارچ و باکتری را نیز کاهش می‌دهد که رفع آنها در آینده می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. به گفته مارشال، نکته هوشمندانه دیگر بررسی تجهیزات دفتر و نگهداری از آنهاست. تعویض دوره‌ای کارتریج جوهر و تمیز کردن منظم صفحه‌های نمایش می‌تواند عمر مفید آنها را افزایش دهد. همچنین همواره می‌توان با انتخاب لامپ‌های کم‌مصرف در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرد. این لامپ‌ها انرژی کمتری مصرف می‌کنند و عمر طولانی‌تری دارند. این تغییر کوچک می‌تواند به کاهش قبض برق شما کمک کند. همچنین فراموش نکنید که به اثاثیه دقت کنید! به جای خرید میز و صندلی جدید، بهتر است آنها را تعمیر کنید. این کار می‌تواند بدون هزینه زیاد، به دفتر شما ظاهری نو بدهد. درگیر کردن کارکنان در نگهداری از تمیزی دفتر نیز مزیتی است. ایجاد فضایی با فرهنگ تمیزی و مسئولیت‌پذیری، همه را به مراقبت از فضا تشویق می‌کند. آیا نیاز دارید دفتر اجرایی خود را در شرایط خوبی نگه دارید بدون اینکه در جیب شما سوراخ ایجاد کنید؟ فوشان BG معتقد است که می‌توانید یک دفتر اجرایی سالم و به‌خوبی نگهداری‌شده داشته باشید، به شرطی که کمی تلاش کنید.

مثل برنامه ریزی تعمیرات روتین برای یک دفتر اجرایی فوشان BG توصیه می کند که لیستی از مواردی که باید نگهداری شوند، مانند کارهای تمیز کردن و بررسی تجهیزات، تهیه شود. هنگامی که آنها را فهرست کرده اید، می توانید برنامه ریزی کنید که هر کدام باید چند بار انجام شود. برای مثال، تمیز کردن ممکن است هر هفته لازم باشد، در حالی که تمیز کردن عمیق ممکن است هر ماه صورت گیرد. همچنین بهتر است به چیزهایی که نیاز به تعمیر دارند، مانند چراغ های لامپ یا درهای جیغ زده توجه کنید. مي توني اين چک ها رو توي برنامه ات بنويسي تا فراموش نکني یکی از راه های انجام این کار اضافه کردن یادآوری به یک تقویم مشترک است، به طوری که همه بدانند چه کاری باید انجام دهند و چه زمانی. همچنین توانایی اختصاص دادن وظایف به اعضای مختلف تیم خود را دارید. به این ترتیب، همه کمک می کنند و احساس نمی کنند که کار زیادی انجام می دهند. به یاد داشته باشید که به طور منظم پیشرفت برنامه خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که برای شما کار می کند. اگر کاری انجام نشود، شاید باید بیشتر انجام شود یا شاید کسی فقط به کمک نیاز داشته باشد. همچنین بهتر است برنامه را باز نگه دارید، زیرا کارها می توانند تغییر کنند. اگه يه اتفاق اورژانسي افتاد ميتوني برنامه ات رو تعديل کني فوشان بی جی فکر می کند که یک برنامه نگهداری مناسب می تواند نه تنها ظاهر دفتر اجرایی ، و همچنین به همکاران اجازه می دهد تا بهتر با هم کار کنند.

مسائل مشترک مربوط به نگهداری دفاتر اجرایی

حل مشکلات مشترک نگهداری دفاتر اجرایی برای حفظ عملکرد همه چیز به روش کارآمد بسیار مهم است. در اینجا برخی از مشکلات رایج وجود دارد: فضای کاری پراکنده. میز پر از کار می تواند تمرکز کارکنان را دشوار کند. راه حل شرکت فوشان برای این مشکل، اجرای سیاست "پاک بودن میز" در محل کار است، جایی که همه فضای خود را مرتب و مرتب نگه می دارند. مشکل ديگه ي ما اينه که تجهیزات خراب شده اگر چاپگر گیر کند، یا کامپیوتر خراب شود، کار می تواند کند شود. بررسی های منظم می تواند این مشکلات را قبل از اینکه جدی شوند تشخیص دهد. وقتی چیزی خراب میشه، سعی کنید سریع تعمیرش کنید و منتظر نباشید. همچنین می توانید یک سیستم برای سیگنال دادن مشکلات ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر یک کارمند متوجه شود که یک چراغ آن را خاموش می کند، آنها می توانند به سادگی به کسی بگویند و آن را تعمیر می کند. هواپیمایی نیز می تواند یک مشکل باشد؛ اگر آن به خوبی کار نکند، دفتر یا خیلی گرم یا خیلی سرد خواهد بود. پس شما می توانید آن را به خوبی با این سیستم ها اجرا کنید. و نهايتا اما مهمتر از همه، حمام رو فراموش نکنين حفظ تمیز و سامان کافی برای راحتی ضروری است طبق گفته FOSHAN BG، با دانستن این مسائل رایج و اصلاح آنها به موقع، می توانید یک فضای بهتر کار برای همه کارکنان ایجاد کنید.