Colocación de archivadores para un fácil acceso

Elegir los lugares adecuados para colocar los archivadores puede tener una gran influencia en la eficiencia y efectividad con que opera una oficina. ¡Imagínese no perder tiempo buscando, lo que significa no desperdiciar más papel! En FOSHAN BG sabemos que es esencial que todo esté organizado para que usted y su equipo puedan concentrarse en lo que realmente importa. En esta publicación, explicaremos cómo organizar los archivadores para facilitar el acceso, de modo que pueda mejorar positivamente el flujo de trabajo general de su oficina.

Optimización de la distribución de sus archivadores para mayor eficiencia

Si desea que los archivos y las archivadoras funcionen para usted, piense en cómo las personas en su oficina se mueven y utilizan los documentos. Coloque estas archivadoras cerca de escritorios o áreas de trabajo por donde transitan más sus empleados. De ese modo, no tendrán que desplazarse lejos para obtener los documentos. También es inteligente considerar agrupar las archivadoras según tipos similares de archivos. Por ejemplo, si el equipo está trabajando en un proyecto financiero, todos sus archivos financieros deben guardarse en una archivadora cercana. Así, será fácil para alguien tomar la información necesaria y volver a salir.

Otro consejo excelente es organizar los archivos según la frecuencia con que se utilizan. Mantenga sus archivos más usados en los dos cajones superiores, mientras que el cajón inferior más grande es adecuado para guardar trabajos anteriores. Eso hace que sea menos complicado para todos encontrar lo que necesitan lo más rápido posible. También puede etiquetar los archiveros  en categorías o colores claros. Es un pequeño paso que puede ahorrar tiempo y minimizar las suposiciones para todos. Los armarios y su tamaño: no olvide el tamaño de los armarios. Si tiene muchos archivos, es posible que necesite armarios más grandes, y deben ser lo suficientemente resistentes como para soportar carpetas pesadas.

De vez en cuando, es beneficioso pensar en el flujo de trabajo en su oficina. Si una persona va constantemente del armario a su escritorio y viceversa, puede tener sentido acercar un poco ese armario. Si tiene salas multiuso, como una sala de conferencias, coloque algunos armarios más pequeños en puntos de acceso convenientes para que los documentos puedan recuperarse fácilmente durante las conversaciones. Colocar sus armarios donde las personas naturalmente vayan a buscarlos o usarlos ayudará a ordenar una oficina desorganizada y convertirla en un lugar de trabajo eficientemente organizado.

Dónde colocar los armarios de archivos para un excelente flujo de trabajo

Seleccionar los lugares adecuados para los archivadores puede influir en lo fluido que transcurra el trabajo del día. Considere colocar los archivadores cerca de donde se generan los documentos, como las estaciones de copiado o las salas de correo. Cuando los archivadores están cerca de estos lugares, los trabajadores pueden archivar documentos rápidamente sin interrumpir su trabajo. Otra opción es colocar los archivadores en el perímetro de las plantas de oficinas. Esto libera el área central para la colaboración. Mantiene los documentos accesibles y evita el desorden en las superficies de trabajo.

Y piense en la privacidad en lo que respecta a la ubicación. Cualquier archivo confidencial que esté en uso debe accederse en un lugar al que solo el personal autorizado pueda tener fácil acceso. Esto podría significar colocar esos armarios en una zona más apartada, donde serían menos vulnerables. Además, tenga cuidado con obstáculos físicos como puertas y ventanas. Estos también podrían afectar la facilidad o dificultad para acceder a los armarios. Mantener los pasillos despejados e identificar los puntos óptimos maximizará la comodidad.

La accesibilidad también es fundamental. Asegúrese de que los armarios no bloqueen la luz natural ni hagan que las personas se sientan agobiadas. Un ambiente agradable puede fomentar un mejor estado de ánimo y mayor productividad. Si los trabajadores tienen que pasar apretujados junto a los muebles cada vez que necesitan acceder a un armario, esto podría convertirse en un cuello de botella de eficiencia. Organice todo de manera que todos tengan acceso libre y puedan tomar lo que necesiten sin complicaciones. Aunque aparentemente sea un asunto menor, la colocación de los archivadores puede marcar una diferencia significativa en la vida (y felicidad) de todas las personas que trabajan allí.

Al pensar con inteligencia dónde colocar sus archivadores, puede desarrollar una organización de oficina eficaz con fácil acceso. FOSHAN BG quiere que usted utilice estos conceptos y compruebe cómo transforman su espacio en uno inspirado.

Algunos problemas con la colocación del archivador, y sus soluciones

Las personas suelen tener problemas con el lugar donde colocar archivador de madera .El problema es que muchos colocan la impresora demasiado lejos de donde normalmente se realiza el trabajo con documentos. Por ejemplo, si tiene un archivador en una esquina de la habitación y su escritorio está en el lado opuesto, puede llevar mucho tiempo buscar rápidamente los archivos específicos que necesita. Eso puede ralentizar el trabajo y aumentar la frustración. Otro problema, según el Sr. Bassolino, es que las personas no consideran la altura de los archivadores que eligen. Si el archivador es demasiado alto, puede resultar difícil acceder a los archivos guardados en los estantes superiores; si es demasiado bajo, la unidad de almacenamiento podría no aprovechar al máximo el espacio disponible. Para resolver estos problemas, considere los lugares típicos donde utiliza los archivos. Onbder FOSHAN BG recomienda colocar los archivadores cerca de su escritorio o área de trabajo. De esa manera, podrá alcanzar un documento sin tener que moverse demasiado cuando necesite recuperarlo. También podría conseguir archivadores que tengan exactamente la altura adecuada para usted. Podrá encontrar las cosas fácilmente cuando estén a simple vista y alcance. Mi teoría es que funcionar como una máquina bien engrasada significa tener todo dispuesto de forma que trabaje igual de eficaz para usted al localizar y archivar lo que necesita encontrarse y archivarse, ahorrándole tiempo y dinero - ¡SÍ! Organice los archivos según la frecuencia con que los utilice. Los archivos que guarda y usa todos los días deben estar al frente, y los que rara vez necesita, detrás. Esto equivale a menos tiempo buscando cosas y mayor productividad.

Colocación Estratégica de Archivadores: Cómo Aprovechar al Máximo Tu Espacio

Cuando el espacio es limitado, como en habitaciones pequeñas o oficinas compactas. En cuanto a dónde colocar las archivadoras, busque ubicaciones que no obstruyan los pasillos. Las cabinas pueden utilizarse en rincones desbloqueados o contra las paredes para liberar el espacio principal. Aproveche el espacio vertical: FOSHAN BG recomienda utilizar el espacio de las paredes. En lugar de recurrir a archivadoras tradicionales que desperdician mucho espacio en el suelo, opte por modelos más altos si el techo lo permite. Las archivadoras altas aprovechan la altura de la habitación, ofreciendo almacenamiento adicional sin ocupar mucho más espacio en el suelo ni en las paredes, y sin encerrar completamente todo este conjunto. Además, organice las archivadoras de forma que se adapte a su proceso de trabajo. Por ejemplo, si no accede con frecuencia a algunos archivos, estos podrían colocarse en estantes superiores, de modo que los documentos más utilizados siempre estén al alcance de la mano. También puede agrupar juntos diferentes tipos de almacenamiento. En lugar de archivadoras básicas, considere estantes para libros u otros suministros. Junto a estos estantes, puede hacerlos funcionar colocando cabinas para tener un flujo de todo lo necesario a mano. De esta manera, está maximizando el potencial de la habitación, y todo sigue estando ordenado y limpio, ayudándole a mantenerse concentrado.

Compra de archivadores en grandes cantidades para un acceso fácil: lo que necesita saber

Cuando se selecciona  mueble archivador para una oficina activa, es importante considerar lo que necesita. Primero, cuente cuántos archivos habrá. Si tiene muchos archivos, querrá armarios más grandes o varios más pequeños. FOSHAN BG fabrica excelentes armarios en diferentes tamaños, de modo que puede encontrar los que mejor se adapten a su espacio. Segundo, considere el sistema de archivo que está utilizando. Si prefiere carpetas colgantes o archivadores, asegúrese de que los armarios que seleccione sean compatibles con ellos. Algunos armarios están diseñados especialmente para ciertos tipos de archivo, lo que facilita mantener el orden. También vale la pena considerar con qué frecuencia necesitará acceder a estos archivos. Los armarios con cajones en rieles deslizantes suaves pueden ayudar a ahorrar tiempo cuando intenta localizar algo rápidamente. Por último, piense en de qué material están hechos sus armarios. Los de metal suelen ser los más duraderos, pero pueden ser pesados y difíciles de mover. Los armarios de madera pueden aportar una sensación cálida a la habitación, pero quizás no sean tan duraderos. Considere qué es más importante para sus necesidades: flexibilidad, resistencia o estilo. Pero al dedicar más tiempo a tomar las decisiones correctas, puede implementar un sistema de archivo que le ahorre grandes cantidades de tiempo y le mantenga organizado.