எளிதாக அணுக File Cabinet இடம்

File cabinet-களை வைக்க சரியான இடங்களைத் தேர்ந்தெடுப்பது ஒரு அலுவலகம் எவ்வளவு திறமையாகவும், பயனுள்ளதாகவும் செயல்படுகிறது என்பதை பெரிதும் பாதிக்கும். தேடுவதற்காக நேரத்தை வீணாக்காமல் இருப்பதை கற்பனை செய்து பாருங்கள், அதாவது காகிதங்களை வீணாக்காதது! FOSHAN BG-இல், உங்களுக்கும், உங்கள் குழுவிற்கும் உண்மையில் முக்கியமானவற்றில் கவனம் செலுத்த அனைத்தும் ஒழுங்கமைக்கப்படுவது அவசியம் என்பதை நாங்கள் அறிவோம். இந்த பதிவில், உங்கள் அலுவலகத்தின் பொதுவான பணி ஓட்டத்தை நேர்மறையாக பாதிக்க, அணுக எளிதான வகையில் file cabinet-களை எவ்வாறு ஏற்பாடு செய்வது என்பதை நாங்கள் விவாதிப்போம்.

திறமைக்காக உங்கள் File Cabinet-களின் அமைப்பை அதிகபட்சமாக்குதல்

உங்களுக்காக கோப்புகளும் கோப்பு அலமாரிகளும் செயல்பட வேண்டுமெனில், உங்கள் அலுவலகத்தில் உள்ளவர்கள் எவ்வாறு ஆவணங்களுடன் நகர்கிறார்கள் மற்றும் பயன்படுத்துகிறார்கள் என்பதைப் பற்றி யோசிக்கவும். உங்கள் ஊழியர்கள் அதிகம் நடமாடும் பகுதிகளில் உள்ள மேஜைகள் அல்லது பணி இடங்களுக்கு அருகில் இந்த அலமாரிகளை வைக்கவும். அந்த வழியில், ஆவணங்களுக்காக அவர்கள் தூரம் செல்ல வேண்டியிருக்காது. ஒத்த கோப்புகளை அடிப்படையாகக் கொண்டு அலமாரிகளை குழுமமாக வைப்பதைப் பற்றியும் யோசிப்பது நல்லது. உதாரணமாக, அணி நிதி திட்டத்தில் பணியாற்றுகிறது எனில், அனைத்து நிதி கோப்புகளையும் அருகிலுள்ள கோப்பு அலமாரியில் வைக்கவும். அந்த வழியில், யாராவது தகவலை எடுத்துச் செல்வது எளிதாக இருக்கும்.

மேலுமொரு சிறந்த குறிப்பு என்னவென்றால், அவை எவ்வளவு அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படுகின்றன என்பதை அடிப்படையாகக் கொண்டு கோப்புகளை ஏற்பாடு செய்வதுதான். உங்கள் அடிக்கடி பயன்படுத்தும் கோப்புகளை முதல் 2 பெட்டிகளில் வைக்கவும், பெரிய கீழ் பெட்டி முன்பு செய்த பணிகளைச் சேமிக்க ஏற்றது. அது எல்லோருக்கும் தேவையானதை உடனடியாகக் கண்டுபிடிப்பதை எளிதாக்கும். நீங்கள் குறியீடுகளையும் சேர்க்கலாம் கோப்புறைகள்  தெளிவான பிரிவுகள் அல்லது நிறங்களில். இது சிறிய படி என்றாலும், அனைவருக்கும் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தவும், ஊகிக்கும் தேவையைக் குறைக்கவும் உதவும். அலமாரிகள் மற்றும் அவற்றின் அளவு - அலமாரிகளின் அளவை மறந்துவிடாதீர்கள். உங்களிடம் நிறைய கோப்புகள் இருந்தால், பெரிய அலமாரிகள் சிறந்த தேர்வாக இருக்கலாம். மேலும், அவை கனமான கோப்புகளைத் தாங்கும் அளவுக்கு வலுவாக இருக்க வேண்டும்.

சில சமயங்களில், உங்கள் அலுவலகத்தில் பணி ஓட்டத்தைப் பற்றி சிந்திப்பது நல்லது. ஒரு நபர் அடிக்கடி அலமாரியிலிருந்து தனது பணியிடத்திற்கும், மீண்டும் பணியிடத்திலிருந்து அலமாரிக்கும் நடந்து செல்கிறார் என்றால், அந்த அலமாரியை சற்று நெருக்கமாக நகர்த்துவது பொருத்தமாக இருக்கும். கூட்டமைப்பு அறை போன்ற பல நோக்கங்களுக்குப் பயன்படும் அறைகள் இருந்தால், உரையாடல்களின் போது ஆவணங்களை எளிதாக எடுக்க வசதியான இடங்களில் சிறிய அலமாரிகளை அமைக்கவும். மக்கள் இயல்பாக சென்று கோப்புகளை எடுக்கவோ அல்லது பயன்படுத்தவோ செல்லும் இடங்களில் உங்கள் அலமாரிகளை அமைப்பது, குழப்பமான அலுவலகத்தை சுத்தமாகவும், திறமையாக ஏற்பாடு செய்யப்பட்ட பணியிடமாகவும் மாற்றும்.

சிறந்த பணி ஓட்டத்திற்கான கோப்பு அலமாரிகளை எங்கே வைப்பது

ஃபைல் அலமாரிகளுக்கான சரியான இடங்களைத் தேர்ந்தெடுப்பது நாள்பொழுதின் பணி எவ்வளவு சுமூகமாகச் செல்கிறது என்பதைப் பாதிக்கும். நகலெடுப்பு நிலையங்கள் அல்லது அஞ்சலறைகள் போன்ற ஆவணங்கள் உருவாக்கப்படும் இடங்களுக்கு அருகில் அலமாரிகளை வைப்பதைப் பற்றி யோசியுங்கள். அலமாரிகள் இந்த இடங்களுக்கு அருகில் இருந்தால், ஊழியர்கள் இன்னும் பணியில் இருந்து கொண்டே ஆவணங்களை விரைந்து சேமிக்க முடியும். மற்றொரு கருத்து அலுவலக தளங்களின் விளிம்பில் அலமாரிகளை வைப்பதாகும். இது ஒத்துழைப்புக்காக நடுப்பகுதியை விடுவிக்கிறது. ஆவணங்கள் அணுகக்கூடியதாகவும், பணிப்பரப்பு குப்பைகளில்லாமலும் இருக்கிறது.

அதிகாரப்பூர்வமான ஆவணங்களை எங்கு வைப்பது என்பதை நினைக்கும்போது, தனியுரிமையைப் பற்றியும் சிந்தியுங்கள். பயன்பாட்டில் உள்ள எந்த ரகசிய கோப்புகளையும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஊழியர்கள் மட்டுமே எளிதாக அணுகக்கூடிய இடத்தில் அணுக வேண்டும். அதற்காக அந்த அலமாரிகளை பின்புற அறையில் வைப்பது அவற்றை கொஞ்சம் குறைவான ஆபத்தில் வைக்கும். மேலும், கதவுகள் மற்றும் ஜன்னல்கள் போன்ற உடல் தடைகளையும் கவனியுங்கள். இவை அலமாரிகளில் எளிதாக உள்ளே போவதையோ அல்லது வெளியே வருவதையோ பாதிக்கலாம். பாதைகளை தெளிவாக வைத்திருப்பதும், சிறந்த இடங்களை அடையாளம் காண்பதும் வசதியை அதிகபட்சமாக்கும்.

அணுகல்திறனும் மிகவும் முக்கியமானது. அலமாரிகள் இயற்கை ஒளியை மறைக்காமலும், மக்கள் சுருக்கமாக உணராமலும் இருப்பதை உறுதி செய்யவும். ஒரு மகிழ்ச்சியான சூழல் நல்ல ஹாசியத்தையும், உற்பத்தி திறனையும் ஊக்குவிக்கும். ஊழியர்கள் ஒவ்வொரு முறையும் அலமாரிக்கு அணுகுவதற்காக தளபாடங்களைச் சுற்றி நெரிந்து செல்ல வேண்டியிருந்தால், அது ஒரு செயல்திறன் குறுக்குவழியாக இருக்கலாம். எல்லோருக்கும் இலவச அணுகல் இருக்கும்படி மற்றும் தேவையானதை எளிதாக எடுத்துக்கொள்ள முடியும்படி அனைத்தையும் ஏற்பாடு செய்யவும். தோலும் சிறிய விஷயமாக இருந்தாலும், கோப்பு அலமாரிகளின் அமைப்பு அங்கு பணிபுரியும் அனைவரின் வாழ்க்கைகளிலும் (மகிழ்ச்சியிலும்) குறிப்பிடத்தக்க வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்தும் திறனைக் கொண்டுள்ளது.

உங்கள் கோப்பு அலமாரிகளை எங்கு வைக்க வேண்டும் என்பதை புத்திசாலித்தனமாக யோசிப்பதன் மூலம், எளிதாக அணுகக்கூடிய ஒரு சிறந்த அலுவலக ஏற்பாட்டை உருவாக்கலாம். FOSHAN BG உங்களை இந்த கருத்துகளைப் பயன்படுத்தி, உங்கள் இடத்தை ஒரு ஊக்கமளிக்கும் இடமாக மாற்றுவதைக் காண விரும்புகிறது.

கோப்பு அலமாரியின் அமைப்பில் சில பிரச்சினைகள் மற்றும் அதற்கான தீர்வுகள்

மக்கள் எங்கு வைக்க வேண்டும் என்பதில் பெரும்பாலும் சிக்கல்களை எதிர்கொள்கின்றனர் மர ஃபைல் அலமாரி .பிரச்சனை என்னவென்றால், அவற்றில் பலர் அலுவலகப் பணி வழக்கமாக நடைபெறும் இடத்திலிருந்து பிரிண்டரை மிகவும் தூரத்தில் வைத்துவிடுகிறார்கள். உதாரணமாக, ஒரு அறையின் ஒரு மூலையில் உங்களிடம் ஒரு கோப்பு அலமாரி இருந்து, உங்கள் எழுது மேசை எதிரெதிர் பக்கத்தில் இருந்தால், உடனடியாகத் தேவையான குறிப்பிட்ட கோப்புகளை எடுப்பதற்காக நேரம் மிகவும் ஆகிவிடும். இது பணியை மெதுவாக்கி, எரிச்சலை அதிகரிக்கும். மேலும் ஒரு பிரச்சனை, பேராசிரியர் பாசொலினோ கூறுகையில், மக்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் அலமாரிகளின் உயரத்தைப் பற்றி யோசிப்பதில்லை. அலமாரி மிகவும் உயரமாக இருந்தால், மேல் அடுக்குகளில் சேமிக்கப்பட்ட கோப்புகளை அணுக கடினமாக இருக்கும்; அது மிகவும் குறுகியதாக இருந்தால், கோப்பு அலமாரி இடத்தை சரியாகப் பயன்படுத்தாது. இந்த பிரச்சனைகளைத் தீர்க்க, நீங்கள் கோப்புகளை பயன்படுத்தும் இடங்களை சிந்தியுங்கள். ஒன்பெர் ஃபோஷான் பிஜி, உங்கள் எழுது மேசை அல்லது பணி இடத்திற்கு அருகில் அலமாரிகளை பரிந்துரைக்கிறது. அந்த வழியில், ஒரு ஆவணத்தை எடுக்க வேண்டிய நேரம் வந்தால், நீங்கள் அதிகம் நகராமலேயே அதை அடைய முடியும். உங்களுக்கு சரியான உயரத்தில் உள்ள அலமாரிகளையும் நீங்கள் பெற முடியும். அவை எளிதாகக் காணக்கூடியதாகவும், அடையக்கூடியதாகவும் இருந்தால், பொருட்களைக் கண்டுபிடிக்க முடியும். எனது கோட்பாடு, ஒரு நன்கு எண்ணெயூட்டப்பட்ட இயந்திரம் போல வேலை செய்வது, கண்டுபிடிக்கவும், சேமிக்கவும் வேண்டியவற்றை நீங்கள் காணவும், சேமிக்கவும் உங்களுக்கு நேரமும் பணமும் சேமிக்கும் வகையில் அனைத்தும் சரியான இடத்தில் இருக்க வேண்டும் - ஆம்! நீங்கள் அவற்றை எவ்வளவு அடிக்கடி பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை அடிப்படையாகக் கொண்டு கோப்புகளை ஏற்பாடு செய்யுங்கள். நீங்கள் தினமும் வைத்திருக்கும் மற்றும் பயன்படுத்தும் கோப்புகள் முன்புறத்தில் இருக்க வேண்டும், அப்போது நீங்கள் குறைவாகத் தேவைப்படும் கோப்புகள் அவற்றிற்குப் பின்னால் இருக்க வேண்டும். இது பொருட்களைத் தேடுவதற்கான நேரத்தைக் குறைக்கும் மற்றும் உற்பத்தித்திறனை அதிகரிக்கும்.

மூலோபாய ஃபைல் அலமாரி அமைப்பு: உங்கள் இடத்தை சிறப்பாக பயன்படுத்துவது எப்படி

சிறிய அறைகள் அல்லது குறுகிய அலுவலகங்களில் இருப்பது போன்று இடம் குறைவாக இருக்கும்போது. கோப்பு அலமாரிகளை எங்கு வைப்பது என்பதைப் பொறுத்தவரை, நடைபாதைகளை மறைக்காத இடங்களைக் கண்டறியவும். முக்கிய இடத்தை விடுவிக்க அலமாரிகளை திறந்த மூலைகளில் அல்லது சுவர்களுக்கு எதிரே பயன்படுத்தலாம். FOSHAN BG சுவர்களின் செங்குத்தான இடத்தைப் பயன்படுத்துவதை பரிந்துரைக்கிறது. தரை இடத்தை அதிகம் வீணாக்கும் பாரம்பரிய கோப்பு அலமாரிகளுக்குப் பதிலாக, உங்கள் மேல்தளம் அனுமதிக்கும் அளவுக்கு உயர்ந்த ஒன்றைத் தேர்வு செய்யுங்கள். உயர்ந்த அலமாரிகள் அறையின் உயரத்தைப் பயன்படுத்தி, தரையிலோ அல்லது சுவர்களிலோ அதிக இடத்தை ஆக்கிரமிக்காமல் கூடுதல் சேமிப்பு இடத்தை வழங்குகின்றன, மேலும் இந்த முழு விஷயத்தையும் மூடுவதில்லை. மேலும், உங்கள் பணி செயல்முறைக்கு ஏற்ப அலமாரிகளை ஏற்பாடு செய்யுங்கள். உதாரணமாக, சிலவற்றை நீங்கள் அடிக்கடி பயன்படுத்தவில்லை என்றால், அவற்றை உயரமான அடுக்குகளில் வைத்து, அதிகம் பயன்படுத்தப்படும் கோப்புகள் எப்போதும் கையெடுத்த தூரத்தில் இருக்குமாறு செய்யலாம். இது பல்வேறு வகையான சேமிப்பு அலமாரிகளை ஒன்றாக அமைக்கிறது. அடிப்படை கோப்பு அலமாரிகளுக்கு பதிலாக, புத்தகங்கள் அல்லது பிற பொருட்களுக்கான அடுக்குகளை கருதுங்கள். இந்த அடுக்குகளுக்கு அருகே, தேவையான அனைத்தும் கையில் கிடைக்கும்படி அலமாரிகளை வைப்பதன் மூலம் அவற்றை செயல்படுத்தலாம். இதன் மூலம், அறையின் சாத்தியத்தை அதிகபட்சமாக்குகிறீர்கள், மேலும் அனைத்தும் சுத்தமாகவும், நேர்த்தியாகவும் இருக்கும், இது உங்களை கவனம் செலுத்த வைக்கும்.

எளிதாக அணுகுவதற்கான ஃபைல் அலமாரிகளை தொகுதியாக வாங்குவது: உங்களுக்குத் தெரிந்திருக்க வேண்டியவை

தேர்வு செய்யும் போது  கோப்புறை தளபாடங்கள் ஒரு சுறுசுறுப்பான அலுவலகத்திற்கு, உங்களுக்கு என்ன தேவைப்படுகிறது என்பதைக் கருத்தில் கொள்வது முக்கியம். முதலில், எத்தனை கோப்புகள் இருக்கும் என்பதை எண்ணிப் பாருங்கள். உங்களிடம் நிறைய கோப்புகள் இருந்தால், பெரிய அலமாரிகள் அல்லது பல சிறியவைகள் தேவைப்படும். FOSHAN BG பல்வேறு அளவுகளில் சிறந்த அலமாரிகளை உருவாக்குகிறது, எனவே உங்கள் இடத்திற்கு ஏற்றதை நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இரண்டாவதாக, நீங்கள் பயன்படுத்தும் கோப்பேற்றுதல் முறையைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் தொங்கும் கோப்புகள் அல்லது பைண்டர்களை விரும்பினால், தேர்ந்தெடுக்கும் அலமாரிகள் அவற்றை ஏற்றுக்கொள்வதை உறுதி செய்யவும். குறிப்பிட்ட வகை கோப்பேற்றுதலுக்காக சில அலமாரிகள் குறிப்பாக வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன, இது ஒழுங்காக இருப்பதை எளிதாக்கும். இந்த கோப்புகளுக்கு நீங்கள் எவ்வளவு அடிக்கடி அணுக வேண்டி இருக்கும் என்பதையும் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். எளிதாக நகரக்கூடிய தடங்களில் இருக்கும் பெட்டிகள் உள்ள அலமாரிகள் ஏதேனும் ஒன்றை விரைவாக தேடும்போது நேரத்தை மிச்சப்படுத்த உதவும். இறுதியாக, உங்கள் அலமாரிகள் எதனால் செய்யப்பட்டுள்ளன என்பதைப் பற்றி யோசிக்கவும். உலோக அலமாரிகள் பெரும்பாலும் மிகவும் நீடித்தவை, ஆனால் அவை கனமாகவும், நகர்த்த கடினமாகவும் இருக்கலாம். மர அலமாரிகள் அறைக்கு ஒரு சூடான உணர்வை அளிக்கலாம், ஆனால் அவை அவ்வளவு நீடிப்பாக இல்லாமல் இருக்கலாம். உங்கள் தேவைகளுக்கு எது மிகவும் முக்கியமானது, நெகிழ்வுத்தன்மை, உறுதித்தன்மை அல்லது பாணி? ஆனால் சரியான முடிவுகளை எடுப்பதற்கு கூடுதல் நேரத்தை செலவிடுவதன் மூலம், நீங்கள் பெரும் அளவிலான நேரத்தை மிச்சப்படுத்தவும், ஒழுங்காக இருக்கவும் கோப்பேற்றுதலுக்கான ஒரு அமைப்பை நிறுவலாம்.