家具の型番と色選択を分離する

輸入業者は、同一デスクモデルを複数のカラーバリエーションで発注したい場合があります。このとき、問い合わせには安定したモデル参照情報が必要ですが、単一の合計数量だけではバリエーション構成を説明できません。有効な記録とは、各カラーオプションをそのモデルに明確に紐付け、それぞれの数量が全体の合計をどのように構成しているかを示すものです。

本ガイドは、販売店および輸入業者からの問い合わせに対応するための実務的な記録ツールです。在庫可能なカラー、カラーごとの最小発注数量、あるいはBG承認済みのアソートメントを保証するものではありません。サプライヤーが正式なモデル参照および見積対象の仕様を確認するまでは、すべてのカラーオプションは仮確定とみなしてください。

1．まず、1つのサプライヤー製品モデル参照から始めます

色の詳細を追加する前に、サプライヤーの完全な型式名および製品ページのURLを記録してください。例えば、 BG-2630 エグゼクティブデスク は識別可能なカタログ上の出発点を提供します。掲載されている写真は、その製品のひとつの構成例を示すものであり、ご依頼のすべてのカラーコンビネーションが必ずしも入手可能である根拠にはなりません。

独自に考案した色の接尾辞を付けて、新しいサプライヤー型式名を作成しないでください。自社の在庫管理システムでは、色の選択肢ごとに個別の内部コードを使用している場合があるかもしれません。そのようなコードは、別途のフィールドに保管し、それぞれをサプライヤーの型式および確認済みの選択肢に正確に対応付けて管理してください。これにより、両方の記録が明確に保たれ、それぞれの目的が混同されることを防ぎます。

2. 各選択肢に明確な行番号を付与すること

同一モデルに対して複数の選択肢をご依頼される場合は、各選択肢に「A」や「B」などの購買担当者用行番号を付けてください。このラベルは、問い合わせ内での参照用であり、サプライヤー側の色コードではありません。関連する構成を明記し、選択肢間で異なる表面（仕上げ）がある場合は、それを明確に特定してください。

合意済みの仕上げサンプルが入手可能になった時点で、それを添付してください。まだ確定していない場合は、希望を疑問形で記載してください。 仕上げ確認チェックリスト 外観サンプルを特定の表面にどう対応付けるかを説明しています。ここでは、その選択を適切な数量および見積明細行に関連付ける作業を行います。

3. 選択記録を作成する

各選択ごとにこの簡易記録を繰り返し作成してください。共通のサプライヤー製品モデルを記録の上部に記載し、どの明細行が一組になっているかを明確にしてください。前の行から仕上げ・構成・数量などが暗黙のうちに継承されないように、各行は独立して記載してください。

記録の横に、出典および付記を明記した参考画像を添付してください。ファイル名、画面の色、バイヤー側のラインラベルは、仕上げ仕様の確定情報とはみなさず、画像と文字による選択内容に相違がある場合は、必ず確認を依頼してください。

4．代替案を二重カウントせずに数量を整合させる

参考例として、あるモデルを10台注文する場合を想定します。そのうち4台が「選択A」、6台が「選択B」であるとします。合計は4台＋6台＝10台となります。これらの数字は記録上の例示であり、BG社の発注数量、在庫情報、または商業的なオファーを意味するものではありません。

選択肢CがBの代替案である場合、要求総数に加算しないでください。どの行を置き換えるかを明記し、その判断がまだ保留中かどうかを示してください。分割方法が未決定の場合は、色の内訳を勝手に想定せず、「割り当て未定」として10台と記録してください。

合計対象となる各行で、同一の購入単位を使用してください。この違いは デスク・椅子・セットのガイド がカバーしています。別途依頼された収納部品その他の構成要素については、各デスク本体に自動的に含まれるものと見なさず、明確に分けて表示してください。

5．サプライヤーから返送された行マッピングを確認すること

サプライヤーに対し、自社の見積書の各行が購入者のどの選択肢に対応するかを特定するよう依頼してください。モデル、構成、仕上げコード、数量、単位をそれぞれ比較します。全体の合計金額が一致していても、内訳の割り当てが誤っている可能性があるため、個々の行についても必ず確認してください。

サプライヤーが異なる型式または構成を提案した場合、該当する行にその提案を記録し、モデルの同一性が変更されるかどうか確認してください。構造的または構成上の違いを、単なる色の違いと見なしてはいけません。回答が明確になり、比較可能になるまで、未解決の選択肢は仮置きのままにしてください。

バイヤーからの質問

色が異なるということは、サプライヤーのモデルも異なるということですか？

外観のみから判断しないでください。サプライヤーが提示する型式はそのまま保持し、色の選択は別途記録してください。構成やその他の製品仕様も変更される場合は、明確化を依頼してください。

自社在庫管理システム内で、色ごとに異なるコードを別々に管理できますか？

はい。それらを自社内での参照用コードとしてラベル付けし、サプライヤーの型式および確定済みの選択内容との対応関係を維持してください。ただし、自社内コードを、サプライヤーが発行した仕様であるかのように提示してはいけません。

依頼した色が入手できない場合はどうすればよいですか？

明確に特定された代替品とその影響を受ける表面を依頼してください。その数量は、既存の選択項目を置き換えるかどうかを決定するまで、承認済み選択総数には含めないでください。

一つのモデル総数とは、すべての選択項目について商業条件が同一であることを意味しますか？

何らかの前提を置かないでください。実際の内訳（差異がある場合は、その判断を要する点も含む）について、明細化された回答を依頼してください。当該照会において確認済みの条件のみを記録してください。

モデルおよび選択スケジュールを送付してください

BGオフィスファニチャーへお問い合わせください サプライヤーのモデル参照番号、選択記録、数量を添えて送付してください。各項目が「採用」、「代替」、あるいは「未決定」のいずれに該当するかを明記し、それらと同じ参照番号に対応する形での見積りを依頼してください。