कार्यालय के फर्नीचर के लिए रिकॉर्डिंग हार्डवेयर और स्पेयर-पार्ट्स के संदर्भ

“इस जैसा एक और फिटिंग” के लिए अनुरोध का उत्तर देना कठिन हो सकता है जब फोटोग्राफ में किसी फर्नीचर मॉडल, ऑर्डर या घटक के स्थान से कोई संबंध न हो। एक उपयोगी भाग रेकॉर्ड उन संदर्भों को एक साथ रखता है। यह आपूर्तिकर्ता को एक स्पष्ट प्रश्न प्रदान करता है जिसे समीक्षा करने के लिए, दृश्य समानता को प्रतिस्थापन के फिट होने का प्रमाण नहीं माना जाता है।

कार्यालय की डेस्क, कार्यस्थल, टेबल और भंडारण के लिए जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए नीचे दी गई विधि का उपयोग करें। यह खरीदार का पहचान रेकॉर्ड है, न कि BG का अतिरिक्त भागों का कैटलॉग, एक असेंबली प्रक्रिया या यह पुष्टि कि कोई विशिष्ट भाग अलग से उपलब्ध है।

1. घटक को वास्तव में खरीदे गए फर्नीचर से जोड़ें

मूल ऑर्डर या कोटेशन लाइन के साथ शुरू करें, मॉडल और आपूर्ति की गई कॉन्फ़िगरेशन। उस वस्तु के साथ प्राप्त किसी भी ड्रॉइंग, कॉम्पोनेंट शेड्यूल या लागू निर्देश संदर्भ को बनाए रखें। यदि कोई दस्तावेज़ किसी संशोधन (रिवीज़न) का है या कोई आपूर्तिकर्ता कोई बैच संदर्भ प्रदान करता है, तो उसे ठीक वैसे ही दर्ज करें जैसा कि दिया गया है—कोई काल्पनिक संदर्भ न बनाएं।

द बीजी-२५३७ कार्यालय डेस्क और बीजी-२६०६बी ऊँचा कैबिनेट ये अलग-अलग कैटलॉग संदर्भों के उदाहरण हैं। किसी कॉम्पोनेंट रेकॉर्ड में संबंधित फर्नीचर वस्तु का नाम अवश्य दिया जाना चाहिए; इन दो फोटोग्राफ़ों से कोई सामान्य फिटिंग, भाग संख्या या प्रतिस्थापन व्यवस्था स्थापित नहीं होती है।

एक ही मॉडल की कई खरीदारियों के लिए, तब तक ऑर्डर संदर्भों को अलग रखें जब तक कि आपूर्तिकर्ता पुष्टि नहीं कर देता कि समान कॉम्पोनेंट लागू होता है। कोई परिचित मॉडल नाम या समान फिनिश अलग-अलग आपूर्ति की गई कॉन्फ़िगरेशनों से रेकॉर्ड्स को चुपचाप मर्ज नहीं करने का कारण बनना चाहिए।

२. आपूर्तिकर्ता पहचानकर्ताओं को अपने स्वयं के लेबल्स से अलग रखें

कोई उपलब्ध भाग पहचानकर्ता की प्रतिलिपि बनाएँ, जिसमें अक्षर, विराम चिह्न और कोई भी प्रत्यय शामिल हो। इसका स्रोत दर्ज करें: कोई भाग सूची, एक निर्देश आरेख, कोई लेबल या लिखित आपूर्तिकर्ता प्रतिक्रिया। दस्तावेज़ के पृष्ठ या आरेख में स्थिति भी शामिल करें ताकि कोई अन्य व्यक्ति उसी संदर्भ को खोज सके।

यदि कोई आपूर्तिकर्ता पहचानकर्ता उपलब्ध नहीं है, तो स्पष्ट रूप से चिह्नित आंतरिक ट्रैकिंग लेबल का उपयोग करें। इसे एक सरल विवरण और फर्नीचर पर इसकी स्थिति के साथ जोड़ें। एक आंतरिक लेबल आपकी टीम को प्रश्नों को व्यवस्थित करने में सहायता करता है; इसे निर्माता के भाग संख्या के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जाना चाहिए।

निर्देशों और घटक सूचियों के लिए प्रारंभिक अनुरोध के लिए, असेंबली सूचना जाँच सूची का उपयोग करें। यहाँ दर्ज किया गया रिकॉर्ड किसी विशिष्ट घटक की पहचान को भविष्य की किसी जाँच के लिए संरक्षित करता है, न कि उन असेंबली दस्तावेज़ों को प्रतिस्थापित करने के लिए।

३. फोटोग्राफ़ को ट्रेस करने योग्य बनाएँ

समग्र दृश्य बनाएं जिसमें यह स्पष्ट हो कि कौन-सा फर्नीचर आइटम संबंधित है, घटक के स्थान को दिखाने वाला एक दृश्य और घटक का उपलब्ध स्पष्ट दृश्य। फ़ाइलों को एक ही आंतरिक रिकॉर्ड संदर्भ दें और मूल प्रतियों को किसी भी टिप्पणी वाली प्रति के साथ संग्रहित रखें। किसी प्रति पर एक तीर का उपयोग क्षेत्र की पहचान के लिए किया जा सकता है, बिना मूल विवरण को छिपाए।

फोटोग्राफ़ कब लिए गए थे, यह रिकॉर्ड करें और यह भी बताएं कि वे वास्तविक आपूर्ति किए गए आइटम को दिखाते हैं या केवल एक संदर्भ छवि को। जो कुछ दिखाई दे रहा है, उसका वर्णन करें—बिना सामग्री, धागे, आयामों या कार्य के अनुमान लगाए। यदि कोई प्रासंगिक चिह्न पठनीय नहीं है, तो ऐसा कहें और यह पूछें कि अतिरिक्त कौन-सी जानकारी आवश्यक है; केवल खरीद के फोटोग्राफ़ को बेहतर बनाने के लिए फर्नीचर को अलग न करें।

प्रत्येक घटक संबंधित पूछताछ के लिए एक संक्षिप्त रिकॉर्ड बनाएं।

नीचे दिए गए रिक्त क्षेत्र एक प्रशासनिक टेम्पलेट हैं, वास्तविक BG हार्डवेयर शेड्यूल नहीं। अनुरोधित मात्रा को फर्नीचर में लगाई गई मात्रा से अलग करें, और जब मात्रा अज्ञात हो, तो दोनों में से किसी एक को अपुष्ट छोड़ दें।

प्रत्येक अलग घटक के लिए अलग रिकॉर्ड का उपयोग करें। कई अपुष्ट फिटिंग्स को "एक स्पेयर सेट" के तहत संयोजित करने से यह छिप सकता है कि आप आपूर्तिकर्ता से क्या पहचान या मूल्य निर्धारण करने के लिए कह रहे हैं।

५. भागों के ऑर्डर लगाने से पहले उत्तर को संरक्षित करें

आपूर्तिकर्ता से अपने फर्नीचर और घटक संदर्भों से उसके उत्तर को जोड़ने के लिए कहें। यदि वह कोई अन्य पहचानकर्ता प्रस्तावित करता है, तो मूल अनुरोध और प्रस्तावित विकल्प दोनों को बनाए रखें। पूछें कि क्या यह विकल्प सटीक विन्यास पर लागू होता है, और किसी भी शेष शर्तों या दस्तावेज़ परिवर्तनों को रिकॉर्ड करें।

पहचान, उपलब्धता और वाणिज्यिक समझौते को अलग-अलग निर्णय के रूप में रखें। किसी घटक की पहचान होने से यह पुष्टि नहीं होती कि स्टॉक, मूल्य, डिलीवरी समय, वारंटी कवरेज या स्थापना उपलब्ध है। किसी भाग के अनुरोध को स्वीकृत आपूर्ति व्यवस्था के रूप में मानने से पहले लागू कोटेशन और ज़िम्मेदारियों का अनुरोध करें।

खरीदार के प्रश्न

क्या एक क्लोज़-अप फोटो सही स्पेयर पार्ट की पहचान कर सकती है?

यह अनुरोध की व्याख्या करने में सहायता कर सकता है, लेकिन यह संगतता की पुष्टि नहीं कर सकता। फ़र्नीचर मॉडल, ऑर्डर संदर्भ, घटक का स्थान और कोई उपलब्ध आपूर्तिकर्ता पहचानकर्ता शामिल करें, फिर पुष्टि के लिए अनुरोध करें।

अगर मूल भागों की सूची में इस घटक के लिए कोई संख्या नहीं है तो क्या होगा?

आपूर्तिकर्ता पहचानकर्ता को अज्ञात के रूप में चिह्नित करें। संवाद के लिए एक आंतरिक संदर्भ का उपयोग करें और आपूर्तिकर्ता से पूछें कि घटक की पहचान कैसे की जानी चाहिए। कैटलॉग संख्या का आविष्कार न करें।

क्या एक ही भाग रिकॉर्ड समान मॉडल नाम वाले सभी फ़र्नीचर को कवर कर सकता है?

अलग-अलग खरीद संदर्भों को दृश्यमान रखें। रिकॉर्ड या मात्राओं को संयोजित करने से पहले पूछें कि क्या समान घटक प्रत्येक आपूर्ति की गई विन्यास पर लागू होता है।

क्या किसी पहचाने गए भाग का अर्थ है कि उसे अलग से खरीदा जा सकता है?

नहीं। उपलब्धता और लागू आपूर्ति व्यवस्था के बारे में पूछें। उस उत्तर को घटक की पहचान और उपयुक्तता की पुष्टि से अलग रखें।

एक ऐसा संदर्भ भेजें जिसका अनुसरण कोई अन्य व्यक्ति कर सके

BG ऑफिस फर्नीचर से संपर्क करें मॉडल, ऑर्डर संदर्भ, घटक रिकॉर्ड और उपलब्ध फोटोग्राफ के साथ। पहचान और उपयुक्तता के लिए पहले पूछें, फिर किसी भी उपलब्ध आपूर्ति के लिए शर्तों के बारे में पूछें। अगली जांच के लिए पुष्टि की गई जानकारी से शुरू करने के लिए प्रतिक्रिया में मूल रिकॉर्ड को बनाए रखें।