Διαχείριση Αναθεώρησης Προϋπολογισμού Ποσοτήτων για Επισκευή Γραφείου

Ένα χρονοδιάγραμμα επίπλων μπορεί να είναι ακριβές κατά την πρώτη έκδοσή του και να καθίσταται αξιόπιστο μετά από διάφορες μικρές αλλαγές. Μια διαφορετική κατανομή δωματίων, ένα πρόσθετο ντουλάπι ή μια τροποποιημένη επιφάνεια μπορεί να εμφανιστούν σε ξεχωριστά email, ενώ ο προμηθευτής εξακολουθεί να υπολογίζει την προηγούμενη λίστα. Ο αγοραστής χρειάζεται έναν σαφή τρόπο να προσδιορίσει τι άλλαξε και σε ποια έκδοση αναφέρεται κάθε απάντηση.

Εδώ, ένας πίνακας ποσοτήτων, ή BOQ, σημαίνει το λεπτομερές χρονοδιάγραμμα επίπλων του έργου. Αυτός ο οδηγός προτείνει μια πρακτική καταγραφή αναθεωρήσεων για γραφεία, εργασιακούς σταθμούς, τραπέζια και αποθηκευτικούς χώρους. Είναι μια κενή μέθοδος εργασίας, όχι παράδειγμα πελατικού έργου ούτε δήλωση ότι η BG έχει αποδεχθεί μια συγκεκριμένη αλλαγή.

1. Δώστε σε κάθε εκδοθείσα λίστα μια σαφή ταυτότητα

Αναγράψτε στη λίστα την αναφορά του έργου, τον αναγνωριστικό της αναθεώρησης, την ημερομηνία έκδοσης και τον σκοπό της. Δηλώστε εάν πρόκειται για αρχική έρευνα, αναθεωρημένη προσφορά ή αξιολόγηση μιας προτεινόμενης παραγγελίας. Χρησιμοποιήστε συνεπές όνομα αρχείου, αλλά μην βασίζεστε αποκλειστικά στο όνομα του αρχείου: οι ληφθείσες αντίγραφα και οι εκτυπωμένες σελίδες πρέπει να εξακολουθούν να αναγνωρίζουν την έκδοσή τους.

Διατηρήστε τις προηγούμενες εκδόσεις σε ξεχωριστό αρχείο. Σημειώστε ότι η νέα έκδοση αντικαθιστά μια συγκεκριμένη προηγούμενη έκδοση για ορισμένο σκοπό. Η αποστολή μιας αναθεωρημένης έρευνας δεν αλλάζει, από μόνη της, μια εγκεκριμένη παραγγελία· ζητήστε από τα σχετικά μέρη να επιβεβαιώσουν οποιαδήποτε επίδραση σε μια υφιστάμενη δέσμευση.

2. Διατηρήστε σταθερούς τους αναγνωριστικούς κωδικούς των αντικειμένων καθώς αλλάζουν οι λεπτομέρειες

Δώστε σε κάθε γραμμή επίπλων έναν αναγνωριστικό κωδικό αντικειμένου και διατηρήστε τον όταν αλλάζουν τα στοιχεία του. Συνδέστε αυτόν τον κωδικό με το μοντέλο του προμηθευτή, την τοποθεσία στο δωμάτιο, την ποσότητα και την καθορισμένη μονάδα. Εάν ένα αντικείμενο αφαιρεθεί, αναγνωρίστε το ως αφαιρεθέν στο αρχείο αλλαγών, αντί να επαναχρησιμοποιήσετε τον κωδικό του για έναν ασυνάφη καλύπτρα ή τραπέζι.

Για παράδειγμα, καταχωρήστε BG-2605 και BG-2642B με ξεχωριστούς αναφορικούς κωδικούς προγράμματος κατά τη σύγκριση επιλογών επίπλων· αυτά τα παραδείγματα καταλόγου δεν περιγράφουν πραγματική παραγγελία πελάτη.

Όταν αλλάζει η ποσότητα, ελέγξτε τόσο τον αριθμό όσο και τη μονάδα. Το οδηγός μέτρησης γραφείων, καθισμάτων και συνόλων εξηγεί αυτήν τη διάκριση. Το αρχείο αναθεώρησής σας πρέπει να αναφέρεται στην επηρεαζόμενη γραμμή χωρίς να επαναλαμβάνει ή να αντικαθιστά την περιγραφή της διαμόρφωσής της.

3. Προσθέστε ένα σύντομο αρχείο αλλαγών

Τοποθετήστε ένα αρχείο αλλαγών δίπλα στο αναθεωρημένο πρόγραμμα. Χρησιμοποιήστε μία καταχώριση για κάθε επηρεαζόμενο αντικείμενο ή σχετική ομάδα αλλαγών. Τα παρακάτω πεδία αποτελούν ένα κενό πρότυπο· δεν περιέχουν προδιαγραφές BG, τιμές ή εγκεκριμένα δεδομένα έργου.

Διαχωρίστε μια ζητούμενη αλλαγή από μια συμφωνηθείσα αλλαγή. Η καταχώριση «απεστάλη για ελέγχου» καταγράφει μια ενέργεια· δεν αποδεικνύει ότι ο προμηθευτής έχει αποδεχθεί τη νέα διαμόρφωση ή τις εμπορικές της συνέπειες.

4. Ελέγξτε τα σχετικά έγγραφα προτού αποστείλετε

Μια τροποποιημένη επιτήρηση μπορεί να επηρεάσει περισσότερα από τη δική της γραμμή. Αν η αποθήκευση μετακινηθεί δίπλα σε ένα γραφείο, ελέγξτε το σχέδιο δωματίου και την αναφορά προσανατολισμού. Αν αλλάξει μια επιφάνεια τελικής επεξεργασίας, προσδιορίστε τις επηρεαζόμενες επιφάνειες και την αναφορά που χρησιμοποιήθηκε για την αξιολόγηση. Ρωτήστε εάν η προτεινόμενη αλλαγή επηρεάζει επίσης συστατικά ή πληροφορίες συσκευασίας.

Αναγράψτε τα συνοδευτικά αρχεία και τις αντίστοιχες εκδόσεις τους στο ίδιο μήνυμα. Ελέγξτε ότι το σημειωμένο σχέδιο, ο κατάλογος επιτηρήσεων και το αίτημα προσφοράς περιγράφουν την ίδια πρόταση. Διατηρήστε ορατές τις ανεπίλυτες διαφορές, αντί να επιλέξετε αυτό το έγγραφο που έχει την πιο πρόσφατη ημερομηνία.

5. Εξισώστε την απάντηση του προμηθευτή

Ζητήστε από τον προμηθευτή να προσδιορίσει την έκδοση του BOQ που χρησιμοποίησε για την απάντησή του και να εξηγήσει οποιεσδήποτε διαφορές. Συνδέστε τις γραμμές της τροποποιημένης προσφοράς με τις αναφορές σας για επιτηρήσεις. Καταγράψτε ξεχωριστά τις επιβεβαιωμένες αλλαγές, τις εναλλακτικές λύσεις, τις εξαιρέσεις και τις αναπάντητες ερωτήσεις· ένα νέο σύνολο προσφοράς μόνο δεν εξηγεί τι άλλαξε.

Πριν προχωρήσετε, συγκρίνετε την απάντηση με το τρέχον χρονοδιάγραμμα και τα συνδεδεμένα έγγραφα. Καταγράψτε την απόφαση για κάθε ανοιχτό σημείο και διατηρήστε την υποστηρικτική απάντηση. Το έλεγχος RFQ επίπλων γραφείου καλύπτει τις ευρύτερες πληροφορίες που απαιτούνται όταν η αναθεωρημένη ερώτηση αλλάζει το πεδίο αγοράς.

ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΑΣΤΗ

Πρέπει μια νέα ποσότητα να δημιουργήσει νέο αναγνωριστικό αντικειμένου;

Συνήθως, διατηρείτε το αναγνωριστικό όταν πρόκειται για το ίδιο καθορισμένο αντικείμενο με αναθεωρημένη ποσότητα. Καταγράψτε τις παλιές και τις νέες τιμές. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστή γραμμή όταν ένα διαφορετικό μοντέλο ή μια διαφορετική διαμόρφωση απαιτεί δική της ταυτότητα.

Μπορώ να αποστείλω μόνο τις γραμμές του λογιστικού φύλλου που άλλαξαν;

Παρέχετε επαρκή πλαίσιο για να ταυτοποιηθεί το επηρεαζόμενο ζήτημα. Μια σύντομη λίστα αλλαγών μπορεί να επισημαίνει τις διαφορές, αλλά συμπεριλάβετε ή αναγνωρίστε το πλήρες τρέχον χρονοδιάγραμμα, ώστε να μην παραλειφθούν κατά λάθος τα αμετάβλητα αντικείμενα.

Η απάντηση που επιβεβαιώνει τη λήψη εγκρίνει την αναθεώρηση;

Όχι. Καταγράψτε τη λήψη ξεχωριστά από την επιβεβαίωση των προτεινόμενων αλλαγών. Ρωτήστε ποια αντικείμενα και ποιες επιπτώσεις έχουν γίνει αποδεκτά και ποια ακόμη χρειάζονται επανεξέταση.

Τι συμβαίνει αν δύο κριτές στείλουν αντικρουόμενες οδηγίες;

Αφήστε το επηρεαζόμενο αντικείμενο ανεπίλυτο και ζητήστε από τον εξουσιοδοτημένο λήπτη αποφάσεων του αγοραστή να ενοποιήσει τις οδηγίες. Εκδόστε μία διευκρινισμένη αναθεώρηση και καθορίστε ποια από τις προηγούμενες αιτήσεις αντικαθιστά.

Στείλτε μία αναθεώρηση που μπορεί να εντοπιστεί

Επικοινωνήστε με την BG Office Furniture με βάση το τρέχον χρονοδιάγραμμα επίπλων, τον αναγνωριστικό κωδικό της αναθεώρησης και το μητρώο αλλαγών. Ζητήστε απάντηση εναντίον αυτής της έκδοσης, με τις προτεινόμενες εναλλακτικές λύσεις και τα ανεπίλυτα σημεία να έχουν σαφώς αναγνωριστεί. Διατηρήστε την αποδεκτή απάντηση μαζί με το τελικό κατάλογο αντικειμένων, αντί να βασίζεστε στον τίτλο του email.