Управљање ревизијом списа о количинама за опрему канцеларије

Схема намештаја може бити тачна када се први пут изда и постати непоуздана након неколико малих промена. Различите расподеле просторија, додати ормари или ревидирани завршник могу се појавити у одвојеним е-поштовима док добављач још увек цене претходну листу. Купац треба јасан начин да идентификује шта се променило и коју верзију сваки одговор адресира.

Овде, рачуна о количинама, или БОК, значи детаљни распоред намештаја пројекта. Овај водич предлаже практичан ревизијски запис за канцеларијске столе, радне станице, столове и складиштење. То је празна метода рада, а не пример пројекта за клијента или изјава да је БГ прихватио одређену промену.

1. у вези са Дајте сваком издатном распореду јасан идентитет

Уведите референцу пројекта, идентификатор ревизије, датум издања и сврху на самој табели. Укажите да ли је за првобитну истрагу, ревидиран цитат или преглед предлог налога. Користите конзистентно име датотеке, али не ослањајте се само на име датотеке: преузете копије и штампане странице и даље треба да идентификују своју верзију.

Држите претходне издања у одвојеној архиви. Нови издање заменила је раније издање које је било названо за одређену сврху. Послање ревидиране истраге само по себи не мења прихваћену заповест; затражите од релевантних страна да потврде било који ефекат на постојећу обавезу.

2. Уколико је потребно. Држите референце за елементе стабилне док се детаљи мењају

Дајте свакој линији намештаја референцу за предмет и запазите је када се њени детаљи промене. Вежите ту референцу са моделом добављача, локацијом просторије, количином и дефинисаном јединицом. Ако је елемент уклоњен, идентификујте га као уклоњен у запису промена уместо да поново користите његову референцу за неврзан ормара или табелу.

На пример, листа БГ-2605 и БГ-2642Б према одвојеним референцама распореда када се упоређују опције намештаја; ови примери каталога не описују стварну наруџбу купца.

Када се количина промени, проверите и број и јединицу. У упутство за бројање столова, седишта и сетова објашњава ту разлику. Ваш запис ревизије треба да указује на погођену линију без понављања или замене њеног описа конфигурације.

3. Уколико је потребно. Додавање кратке регистере промена

Постави регистар промена поред ревидираног распореда. Користите један унос за сваку погођену ставку или повезану групу промена. Поље налази се празан образац; не садржи спецификације БГ, цене или одобрене податке о пројекту.

Одвојено тражену промену од договореног. "Преслана за преглед" бележи акцију; не доказује да је добављач прихватио нову конфигурацију или њене комерцијалне последице.

4. Уколико је потребно. Проверите повезане документе пре слања

Промене у елементу могу утицати на више од самог реда. Ако се складиште помера поред стола, проверите цртеж и оријентацију просторије. Ако се превршћа мења, идентификујте погођене површине и референцу коју сте користили за преглед. Питајте се да ли се предложена промена односи и на компоненте или информације о паковању.

У истој поруци наведите придружене датотеке и њихове ревизије. Проверите да ли се на означеном цртежу, табели и захтеву за понуду описује исти предлог. Уместо да изаберете документ са најновијим датом, оставите нерешене разлике видљиве.

5. Појам Успоредити одговор добављача

Замолите добављача да идентификује ревизију BOQ-а коју је користио за свој одговор и објасни све разлике. Поправите ревидиране цитате са референцама за ваше ствари. Запишите потврђене промене, алтернативе, искључења и неодговорена питања одвојено; само нови цитат не објашњава шта се променило.

Пре него што наставите, упоредите одговор са тренутним распоредом и повезаним документима. Запишите одлуку за сваку отворена ставка и задржите одговор који је подржава. У канцеларијски намештај покрива шире информације потребне када се ревидирани испит промени опсег куповине.

ПРИКАЗИ ПОкупника

Да ли нова количина треба да створи нову референцу за ставку?

Обично се задржава референца када је то иста дефинисана ставка са ревидираном количином. Запишите старе и нове вредности. Користите посебну линију када другачији модел или конфигурација треба свој идентитет.

Могу ли послати само промене у редовима табеле?

Дајте довољно контекста да бисте идентификовали проблем који је погођен. Кратка листа промена може истаћи разлике, али укључити или идентификовати комплетан тренутни распоред тако да непромене ставке нису случајно пропуштене.

Да ли одговор са потврдом пријема одобрава ревизију?

Не, не, не. Пријем записе одвојено од потврде за предложене промене. Питајте које су ствари и импликације прихваћене и које још треба прегледати.

Шта ако два рецензента пошаљу супротне инструкције?

Одржи погођену ставку нерешљену и замоли купацовог одређеног одлучника да консолидира упутства. Издајте једну појамљену ревизију и наведите коју је претходни захтев заменио.

Пошаљити ревизију која се може пратити

Контакт БГ Офисни намештај са актуелним распоредом намештаја, његовим идентификатором ревизије и регистром промена. Тражите одговор против те верзије, са предложеним алтернативама и нерешеним тачкама који су јасно идентификовани. Одговарајте на последњу листу ствари уместо да се ослањате на редовицу теме е-поште.