Управување со ревизија на списокот на количини за опремање на канцеларија

Распоредот на опремата може да биде точен при првото објавување, но да стане неповерлив по неколку мали промени. Друга распределба на просториите, додадена шкаф или изменета површина можат да се појават во посебни е-пошти, додека доставувачот сѐ уште ги цитира цените според претходниот список. Купувачот има потреба од јасен начин да ги идентификува промените и која верзија секој одговор го покрива.

Овде, спецификација на количини, или BOQ, значи детален список на мебел за проектот. Овој водич предлага практична ревизиска записница за канцелариски писоали, работни места, маси и складишни елементи. Тоа е празен работен метод, а не пример за клиентски проект ниту изјава дека BG го прифатил одреден променет предлог.

1. Дадете јасна идентификација на секој објавен список

Ставете го референтниот број на проектот, идентификаторот на ревизијата, датумот на објавување и целта врз самата спецификација. Наведете дали таа е за првична порака, ревидирана понуда или преглед на предложена нарачка. Користете последователно име на датотеката, но не се ослањајте само на името на датотеката: преземените копии и испечатените страници исто така треба да го идентификуваат својот верзионски број.

Чувајте ги претходните изданија во посебен архив. Обележете го новото издание како замена на конкретно по-рано издание за наведена цел. Испраќањето на ревидирана порака сама по себе не менува прифатена нарачка; побарајте од соодветните страни да потврдат дали има некаков ефект врз постојната обврска.

2. Зачувајте ги стабилни референците на ставките додека се менуваат деталите

Дадете на секоја линија на мебел референца на ставка и ја задржете кога се менуваат нејзините детали. Поврзете ја таа референца со моделот на доставувачот, локацијата во просторијата, количината и дефинираната единица. Ако ставката се отстранува, идентификувајте ја како отстранета во записот за промени наместо повторно да ја искористите нејзината референца за неповрзан шкаф или маса.

На пример, наведете BG-2605 и BG-2642B спротивно на посебни референци на распоред кога споредувате опции за мебел; овие каталошки примери не го опишуваат вистински порачан производ од клиент.

Кога се менува количината, проверете и бројот и единицата. Во водичот за броење на бироа, седиштата и комплетите се објаснува таа разлика. Вашето забележување за ревизија треба да укажува на засегнатата линија без повторно да ја наведува или заменува нејзината конфигурациска описна одредница.

3. Додадете краток регистар на промени

Поставете го регистарот на промени до ревидираниот распоред. Користете по еден запис за секоја засегната ставка или поврзана група промени. По-долу наведените полиња формираат празен шаблон; тие не содржат спецификации на BG, цени или одобрени проектни податоци.

Сепарирајте барана промена од согласена промена. „Испратено за преглед“ бележи акција; тоа не докажува дека доставувачот го прифатил новата конфигурација или нејзините комерцијални последици.

4. Проверете ги поврзаните документи пред да ги испратите

Промената на една ставка може да има влијание врз повеќе од нејзиниот ред. Ако складиштето се поместува до биро, проверете ја цртежот на просторијата и референтната ориентација. Ако се менува завршната обработка, идентификувајте ги површините што се под влијание и референтните материјали што се користат за преглед. Прашајте дали предложената промена исто така влијае врз компонентите или информациите за пакување.

Наведете ги придружните датотеки и нивните ревизии во истата порака. Проверете дали означениот цртеж, распоредот на ставките и барањето за понуда го опишуваат истото предлог. Задржете ги нерешените разлики видливи, наместо да изберете кој било документ со најнов датум.

5. Усогласете го одговорот на доставувачот

Побарајте од доставувачот да го наведе ревизијата на BOQ што е употребена за неговиот одговор и да објасни секоја разлика. Согласете ги линиите од ревидираната понуда со вашите референци на ставки. Запишете ги потврдените промени, алтернативите, исклучоците и непрочитаните прашања посебно; новата вкупна сума на понудата сама по себе не објаснува што е променето.

Пред да продолжите, споредете ги одговорите со тековниот распоред и поврзаните документи. Запишете ја одлуката за секој отворен предмет и задржете го поддржувачкиот одговор. Вториот контролна листа за RFQ за канцелариски мебел ги опфаќа пошироките информации потребни кога изменетото барање ќе го промени опсегот на купување.

ПРАШАЊА НА КУПУВАЧОТ

Дали новата количина треба да создаде нов референтен број на предмет?

Обично, задржете го референтниот број кога станува збор за истиот дефиниран предмет со изменета количина. Запишете ги старата и новата вредност. Користете посебен ред кога различниот модел или конфигурација има потреба од сопствена идентификација.

Дали можам да испратам само редовите од табелата што се променети?

Обезбедете доволно контекст за идентификување на засегнатиот проблем. Кратка листа на промени може да ги истакне разликите, но вклучете или наведете го целосниот тековен распоред, за да не се случајно изостават непроменетите предмети.

Дали одговорот што потврдува примање го одобрува изменетото?

Не. Запишете го примањето посебно од потврдата за предложените промени. Прашајте кои предмети и последици се прифатени и кои сеуште чекаат преглед.

Што ако двама рецензенти испратат спротивни упатства?

Оставете го погоденото ставка нерешено и побарајте од одредениот од купувачот одлука-донесувач да ги обедини упатствата. Испратете една појаснета ревизија и наведете која поранешна молба таа ја заменува.

Испратете ревизија што може да се проследи

Контактирајте го BG Office Furniture со тековниот распоред за мебел, нејзиниот идентификатор на ревизија и регистарот на промени. Побарајте одговор во однос на таа верзија, со предложени алтернативи и недоречени точки јасно наведени. Зачувајте го прифатениот одговор со окончателната листа на ставки наместо да се потпирате на насловот на е-поштата.