Οργάνωση προγράμματος επίπλων για πολλαπλά γραφεία

Μια προσφορά επίπλων μπορεί να δείχνει το σωστό συνολικό ποσό, αλλά να αφήνει ασαφή την κατανομή ανά δωμάτιο. Πολλά γραφεία μπορούν να ζητήσουν το ίδιο γραφείο, μια κοινή περιοχή μπορεί να εμφανίζεται σε δύο τμηματικές λίστες και ένα δωμάτιο μπορεί να χρειάζεται διαφορετική διάταξη αποθήκευσης. Ένα πρόγραμμα κατανομής ανά δωμάτιο συνδέει κάθε απαιτούμενο αντικείμενο με μια καθορισμένη τοποθεσία πριν χαθούν αυτές οι λεπτομέρειες σε ένα συνδυασμένο σύνολο.

Χρησιμοποιήστε το μαζί με την προδιαγραφή του προϊόντος και την προσφορά. Η μέθοδος που ακολουθεί είναι ένα κενό πρότυπο εργασίας αγοραστή για γραφεία, εργασιακούς σταθμούς, τραπέζια και αποθηκευτικούς χώρους. Δεν αφορά πραγματικό έργο πελάτη, εγκεκριμένη παραγγελία ή δέσμευση ότι μια απεικονιζόμενη διάταξη παρέχεται ως ένα σύνολο.

1. Ξεκινήστε με μία λίστα τοποθεσιών

Δώστε σε κάθε δωμάτιο ή κοινό χώρο μια μοναδική αναφορά που αντιστοιχεί στο σχέδιο των δωματίων. Καταγράψτε το κτίριο ή τον όροφο, όπου απαιτείται, ώστε να διατηρούνται διακριτές παρόμοιες ονομασίες δωματίων. Μια ονομασία όπως «γραφείο διευθυντή» περιγράφει μια λειτουργία, αλλά ενδέχεται να μην προσδιορίζει ένα μοναδικό προορισμό.

Συμπεριλάβετε ξεχωριστά τους κοινούς χώρους αποθήκευσης, τις αίθουσες συναντήσεων και την υποδοχή. Αναθέστε τα κοινά έπιπλα στην τοποθεσία όπου προορίζονται να τοποθετηθούν, ακόμη και αν θα τα χρησιμοποιούν πολλά τμήματα. Διατηρήστε εμφανή την ευθύνη για την αξιολόγηση αυτής της τοποθεσίας, αντί να αντιγράφετε τα ίδια έπιπλα στο αίτημα κάθε τμήματος.

2. Διαχωρίστε τον ορισμό του προϊόντος από την κατανομή του

Διατηρήστε μία ορισμένη προϊοντική εγγραφή για κάθε προτεινόμενο μοντέλο και διαμόρφωση. Περιγράψτε τη μονάδα ποσότητας και τα συστατικά που περιλαμβάνονται σε αυτόν τον ορισμό. Στη συνέχεια, δημιουργήστε γραμμές κατανομής που να δείχνουν πού απαιτούνται αυτά τα ορισμένα αντικείμενα. Ένα μοντέλο προμηθευτή ταυτοποιεί το έπιπλο· η αναφορά δωματίου ταυτοποιεί τον προορισμό του.

Για παράδειγμα, ένας αγοραστής θα μπορούσε να εξετάσει το BG-2605 executive desk και το BG-2624B low storage cabinet ως ξεχωριστές προϊοντικές αναφορές. Η εμφάνισή τους μαζί σε ένα πρόγραμμα δεν συνιστά καθορισμένο σύνολο προμήθειας. Επιβεβαιώστε κάθε επιλεγμένη διαμόρφωση και καταχωρήστε την κατανομή της ξεχωριστά· αυτά είναι παραδείγματα καταλόγου, όχι παραγγελία πελάτη.

3. Συμπληρώστε μία εγγραφή κατανομής για κάθε τοποθεσία και αντικείμενο

Η συμπαγής μορφή που ακολουθεί περιγράφει μία γραμμή κατανομής. Επαναλάβετέ την στο λογιστικό φύλλο ή στο πρόγραμμα δωματίων για κάθε τοποθεσία και ορισμένο αντικείμενο. Αφήστε τις ελλείπουσες πληροφορίες ορατά ανεπίλυτες· μην συμπληρώνετε μία κενή ποσότητα με εικασία ούτε αντιγράφετε μέγεθος από άλλο δωμάτιο.

Να διατηρούνται οι απαιτήσεις που αφορούν συγκεκριμένα δωμάτια δίπλα στην κατανομή. Ένα αίτημα αποθήκευσης στην αριστερή πλευρά σε ένα γραφείο δεν πρέπει να εξαφανίζεται όταν τα γραφεία ομαδοποιούνται υπό κοινή αναφορά μοντέλου. Να ρωτήσετε ποιες διαφορές απαιτούν ξεχωριστή προσφορά.

4. Εξισορρόπηση των κατανομών ανά δωμάτιο με το συνολικό ποσό αγορών

Προσθέστε τις γραμμές κατανομής με το ίδιο καθορισμένο αντικείμενο και μονάδα, στη συνέχεια συγκρίνετε αυτό το αποτέλεσμα με την επιθυμητή ποσότητα αγοράς. Ελέγξτε αν υπάρχει παραλειπόμενο δωμάτιο, αντικείμενο που κοινοχρησιμοποιείται και έχει καταχωρηθεί δύο φορές ή γραμμή που μετρήθηκε μία φορά ως ομάδα και εκ νέου ως τα επιμέρους συστατικά της.

Εμφανίστε ξεχωριστά οποιαδήποτε ποσότητα που δεν έχει επιταχθεί σκόπιμα και αναφέρετε τον σκοπό της. Μην κατανείμετε αντικείμενα που περισσεύουν ή για τα οποία δεν έχει ληφθεί απόφαση σε διάφορα δωμάτια απλώς για να συμφωνούν τα συνολικά ποσά. Ομοίως, αναγνωρίστε ξεχωριστά τα έπιπλα που διατηρούνται από υφιστάμενο γραφείο, σε σύγκριση με τα αντικείμενα που απαιτούν νέα προσφορά.

Διατηρήστε τις εναλλακτικές λύσεις εκτός του επιβεβαιωμένου συνολικού αριθμού μέχρι να ληφθεί η απόφαση. Αν δύο επιλογές ντουλαπιών υπηρετούν την ίδια τοποθεσία, η σημείωση και των δύο ως απαιτούμενων μπορεί να οδηγήσει κατά λάθος σε διπλασιασμό του αιτήματος. Ετικετοποιήστε τις επιλογές και καθορίστε ποια απόφαση παραμένει ανοικτή.

5. Αναθεωρήστε κάθε δωμάτιο προτού συνδυάσετε το αίτημα

Ζητήστε από το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για κάθε τοποθεσία να ελέγξει τα διατεθέντα αντικείμενα σε σχέση με το σχέδιο δωματίου και την προβλεπόμενη εργασία. Επιβεβαιώστε τις διαστάσεις και τα ελεύθερα ανοίγματα που αφορούν εκείνο το δωμάτιο· το να μοιράζεται κανείς ένα μοντέλο με άλλο γραφείο δεν σημαίνει ότι ταιριάζει και στους δύο χώρους.

Στείλτε στον προμηθευτή τη συνδυασμένη λίστα προϊόντων και τις κατανομές δωματίων μαζί. Ζητήστε του να επισημάνει οποιεσδήποτε ασυμφωνίες μεταξύ τους. Αν η κατανομή αργότερα αλλάξει, χρησιμοποιήστε το Έλεγχο αναθεώρησης BOQ για να καταγράψετε την αλλαγή χωρίς να χάσετε τις λεπτομέρειες της τοποθεσίας.

ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΑΓΟΡΑΣΤΗ

Μπορεί ένα μοντέλο να εμφανίζεται σε περισσότερα από ένα δωμάτια;

Ναι, ως ξεχωριστές κατανομές που συνδέονται με τον ίδιο επιβεβαιωμένο ορισμό προϊόντος. Ελέγξτε εάν διαφέρουν το τελικό επίχρισμα, ο προσανατολισμός ή τα συμπεριλαμβανόμενα εξαρτήματα προτού συνδυάσετε τις ποσότητες για την προσφορά.

Πού πρέπει να εμφανίζεται ένα ντουλάπι που μοιράζεται από δύο τμήματα;

Κατανείμετέ το μία φορά στην προβλεπόμενη κοινή τοποθεσία του. Καταγράψτε τα τμήματα που το χρησιμοποιούν ως σημείωση, αντί να προσθέσετε το ίδιο ντουλάπι σε και τις δύο λίστες αγορών.

Τι γίνεται αν η τελική τοποθεσία του δωματίου δεν έχει ακόμη αποφασιστεί;

Διατηρήστε το αντικείμενο σε μια σαφώς ετικετοποιημένη, μη κατανεμημένη περιοχή. Δηλώστε εάν η ποσότητά του είναι επιβεβαιωμένη ή προσωρινή και ποιος πρέπει να αποφασίσει τον προορισμό.

Μια χρονοδιάγραμμα κατανομής χώρων αντικαθιστά μια λίστα συσκευασίας;

Όχι. Περιγράφει τους προτεινόμενους προορισμούς του αγοραστή. Οι πραγματικές πληροφορίες συσκευασίας του προμηθευτή αποτελούν ξεχωριστό αρχείο· συνδέστε τα δύο μόνο αφού είναι διαθέσιμες και ελεγχθούν οι αναφορές συσκευασίας.

Αποστείλετε ένα χρονοδιάγραμμα που να εξηγεί τόσο το συνολικό ποσό όσο και τους χώρους

Επικοινωνήστε με την BG Office Furniture μαζί με τους ορισμούς των προϊόντων σας, τα αρχεία κατανομής χώρων και το μετρημένο σχέδιο. Ζητήστε επιβεβαίωση των προτεινόμενων διαμορφώσεων και μια αναλυτική προσφορά. Διατηρήστε ορατές τις ανεπίλυτες απαιτήσεις χώρων, ώστε το συνολικό άθροισμα να μην κρύβει μια απόφαση που πρέπει ακόμη να ληφθεί.