एक कार्यालय फिट-आउट के लिए मात्रा की सूची के संशोधन का प्रबंधन करना

फर्नीचर अनुसूची पहली बार जारी करते समय सही हो सकती है, लेकिन कई छोटे परिवर्तनों के बाद अविश्वसनीय हो सकती है। एक अलग कमरे का आवंटन, एक अतिरिक्त अलमारी या एक संशोधित समाप्ति अलग-अलग ईमेल में दिखाई दे सकती है, जबकि एक आपूर्तिकर्ता अभी भी पिछली सूची की कीमत निर्धारित कर रहा हो। खरीदार को पहचानने का एक स्पष्ट तरीका चाहिए कि क्या बदला गया है और प्रत्येक प्रतिक्रिया किस संस्करण को संबोधित करती है।

यहाँ, मात्रा का बिल, या BOQ, का अर्थ है परियोजना की विस्तृत फर्नीचर सूची। यह दिशानिर्देश कार्यालय की डेस्क, कार्यस्थल, मेज़ों और भंडारण इकाइयों के लिए एक व्यावहारिक संशोधन रिकॉर्ड का प्रस्ताव करता है। यह एक रिक्त कार्य विधि है, कोई ग्राहक परियोजना का उदाहरण नहीं या यह कोई घोषणा नहीं है कि BG किसी विशिष्ट परिवर्तन को स्वीकार कर चुका है।

१. प्रत्येक जारी की गई सूची को स्पष्ट पहचान दें

सूची पर स्वयं परियोजना संदर्भ, संशोधन पहचानकर्ता, जारी तिथि और उद्देश्य अंकित करें। यह बताएँ कि यह प्रारंभिक पूछताछ के लिए है, संशोधित उद्धरण के लिए है या प्रस्तावित आदेश की समीक्षा के लिए है। एक सुसंगत फ़ाइलनाम का उपयोग करें, लेकिन केवल फ़ाइलनाम पर निर्भर न रहें: डाउनलोड की गई प्रतियाँ और मुद्रित पृष्ठों पर भी उनका संस्करण स्पष्ट रूप से पहचाना जा सकना चाहिए।

पिछले संस्करणों को एक पृथक संग्रह में रखें। नए संस्करण को एक नामित पूर्व संस्करण के स्थान पर रखा गया बताएँ, जिसका उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताया गया हो। किसी संशोधित पूछताछ को भेजना अपने आप में किसी स्वीकृत आदेश को नहीं बदलता; किसी मौजूदा प्रतिबद्धता पर इसके किसी प्रभाव की पुष्टि के लिए संबंधित पक्षों से अनुरोध करें।

२. विवरणों में परिवर्तन के साथ भी वस्तु संदर्भों को स्थिर रखें

प्रत्येक फर्नीचर लाइन को एक वस्तु संदर्भ दें और जब उसके विवरण बदलें, तो उसे बनाए रखें। उस संदर्भ को आपूर्तिकर्ता मॉडल, कमरे के स्थान, मात्रा और परिभाषित इकाई से जोड़ें। यदि कोई वस्तु हटा दी जाती है, तो परिवर्तन रिकॉर्ड में उसे हटाया गया बताएँ, बजाय उसके संदर्भ का उपयोग किसी असंबंधित अलमारी या मेज के लिए करने के।

उदाहरण के लिए, सूचीबद्ध करें बीजी-2605 और BG-2642B फर्नीचर विकल्पों की तुलना करते समय अलग-अलग अनुसूची संदर्भों के विरुद्ध; ये कैटलॉग उदाहरण किसी वास्तविक ग्राहक आदेश का वर्णन नहीं करते हैं।

जब मात्रा बदले, तो दोनों संख्या और इकाई की जाँच करें। डेस्क, सीट और सेट गिनने का मार्गदर्शिका उस अंतर की व्याख्या करता है। आपका संशोधन रिकॉर्ड उस प्रभावित पंक्ति की ओर संकेत करना चाहिए, बिना उसके कॉन्फ़िगरेशन विवरण को दोहराए या बदले।

३. एक संक्षिप्त परिवर्तन रजिस्टर जोड़ें

संशोधित अनुसूची के बगल में एक परिवर्तन रजिस्टर रखें। प्रत्येक प्रभावित वस्तु या संबंधित परिवर्तनों के समूह के लिए एक प्रविष्टि का उपयोग करें। नीचे दिए गए क्षेत्र एक रिक्त टेम्पलेट बनाते हैं; वे बीजी विनिर्देशों, मूल्यों या स्वीकृत परियोजना डेटा को शामिल नहीं करते हैं।

एक अनुरोधित परिवर्तन को एक सहमत परिवर्तन से अलग करें। “समीक्षा के लिए भेजा गया” किसी कार्य का रिकॉर्ड करता है; यह यह साबित नहीं करता कि आपूर्तिकर्ता ने नई कॉन्फ़िगरेशन या उसके वाणिज्यिक परिणामों को स्वीकार कर लिया है।

४. भेजने से पहले संबंधित दस्तावेज़ों की जाँच करें

कोई बदला हुआ आइटम अपनी अपनी पंक्ति से अधिक को प्रभावित कर सकता है। यदि भंडारण को डेस्क के बगल में स्थानांतरित किया जाता है, तो कमरे के चित्र और अभिविन्यास संदर्भ की जाँच करें। यदि कोई समाप्ति (फ़िनिश) बदलती है, तो प्रभावित सतहों और समीक्षा के लिए उपयोग किए गए संदर्भ की पहचान करें। पूछें कि क्या प्रस्तावित परिवर्तन घटकों या पैकिंग की जानकारी को भी प्रभावित करता है।

संलग्न फ़ाइलों और उनके संशोधनों की सूची उसी संदेश में दें। यह सुनिश्चित करें कि चिह्नित चित्र, आइटम अनुसूची और उद्धरण अनुरोध एक ही प्रस्ताव का वर्णन करते हैं। अनिर्णीत अंतरों को दृश्यमान रखें, बजाय इसके कि आप नवीनतम तिथि वाले दस्तावेज़ को चुन लें।

५. आपूर्तिकर्ता के उत्तर का समायोजन करें

आपूर्तिकर्ता से अनुरोध करें कि वह अपने उत्तर के लिए उपयोग किए गए बिल ऑफ़ क्वांटिटी (BOQ) संशोधन की पहचान करे और किन्हीं अंतरों की व्याख्या करे। संशोधित उद्धरण पंक्तियों को आपके आइटम संदर्भों से मिलाएँ। पुष्टि किए गए परिवर्तनों, विकल्पों, अपवादों और अनुत्तरित प्रश्नों को अलग से दर्ज करें; केवल एक नया उद्धरण कुल यह नहीं बताता कि क्या बदला गया है।

आगे बढ़ने से पहले, प्रतिक्रिया की वर्तमान अनुसूची और जुड़े हुए दस्तावेज़ों के साथ तुलना करें। प्रत्येक खुले मुद्दे के लिए निर्णय दर्ज करें और समर्थनकारी प्रतिक्रिया को संरक्षित रखें। यह कार्यालय के फर्नीचर के लिए आरएफक्यू जाँच सूची उस व्यापक जानकारी को शामिल करता है जो तब आवश्यक होती है जब संशोधित पूछताछ क्रय के दायरे में परिवर्तन करती है।

खरीदार के प्रश्न

क्या एक नई मात्रा एक नए वस्तु संदर्भ का निर्माण करेगी?

आमतौर पर, जब यह समान परिभाषित वस्तु हो और केवल मात्रा संशोधित हो, तो संदर्भ को बनाए रखें। पुराने और नए मानों को दर्ज करें। जब कोई अलग मॉडल या कॉन्फ़िगरेशन अपनी स्वतंत्र पहचान की आवश्यकता रखता हो, तो अलग पंक्ति का उपयोग करें।

क्या मैं केवल परिवर्तित स्प्रेडशीट पंक्तियाँ भेज सकता हूँ?

प्रभावित मुद्दे की पहचान के लिए पर्याप्त संदर्भ प्रदान करें। एक संक्षिप्त परिवर्तन सूची अंतरों को उजागर कर सकती है, लेकिन पूरी वर्तमान अनुसूची को शामिल करें या उसकी पहचान करें ताकि अपरिवर्तित वस्तुएँ गलती से छूट न जाएँ।

प्राप्ति की पुष्टि करने वाला उत्तर संशोधन की पुष्टि करता है?

नहीं। प्राप्ति की पुष्टि को प्रस्तावित परिवर्तनों की पुष्टि से अलग दर्ज करें। पूछें कि कौन-से मुद्दे और उनके प्रभाव स्वीकार किए गए हैं और कौन-से अभी भी समीक्षा के अधीन हैं।

यदि दो समीक्षक विरोधाभासी निर्देश भेजते हैं, तो क्या होगा?

प्रभावित वस्तु को अनिर्णीत रखें और खरीदार के नामित निर्णय-लेने वाले को निर्देशों को एकीकृत करने के लिए कहें। एक स्पष्टित संशोधन जारी करें और यह बताएं कि यह पूर्व के किस अनुरोध की जगह ले रहा है।

एक ट्रेस करने योग्य संशोधन भेजें

BG ऑफिस फर्नीचर से संपर्क करें वर्तमान फर्नीचर अनुसूची, उसके संशोधन पहचानकर्ता और परिवर्तन रजिस्टर के साथ। उस संस्करण के खिलाफ एक प्रतिक्रिया माँगें, जिसमें प्रस्तावित विकल्प और अनिर्णीत बिंदुओं को स्पष्ट रूप से पहचाना गया हो। अंतिम वस्तु सूची के साथ स्वीकृत प्रतिक्रिया को संग्रहित रखें, ईमेल विषय पंक्ति पर निर्भर न रहें।