Pamamahala ng Isang Rebyus sa Listahan ng Bilang ng mga Kagamitan para sa Pagkakabit ng Opisina

Maaaring tama ang katalogo ng mga kagamitan kapag unang inilabas ito, ngunit maaari itong maging hindi maaasahan pagkatapos ng ilang maliit na pagbabago. Ang iba't ibang pagtatalaga ng silid, ang dagdag na aparador, o ang binagong huling panlabas na anyo ay maaaring lumitaw sa magkahiwalay na mga email habang ang isang tagapag-suplay ay nasa proseso pa ring pagtaya sa nakaraang listahan. Kailangan ng buyer ng malinaw na paraan upang matukoy kung ano ang nagbago at kung aling bersyon ang tinutukoy ng bawat tugon.

Dito, ang bill of quantities, o BOQ, ay nangangahulugan ng detalyadong listahan ng mga kagamitan sa proyekto. Ang gabay na ito ay nagmumungkahi ng isang praktikal na rekord ng pagrerebisa para sa mga mesa sa opisina, workstation, mesa, at imbakan. Ito ay isang walang laman na pamamaraan ng trabaho, hindi halimbawa ng proyekto ng kliyente ni pahayag na tinanggap ng BG ang anumang tiyak na pagbabago.

1. Bigyan ang bawat inilabas na listahan ng malinaw na pagkakakilanlan

Ilagay ang sanggunian ng proyekto, identifier ng rebisa, petsa ng paglabas, at layunin sa mismong listahan. Tukuyin kung ito ay para sa paunang katanungan, binagong quote, o pagsusuri ng isang iminungkahing order. Gamitin ang pare-parehong pangalan ng file, ngunit huwag umasa lamang sa pangalan ng file: ang mga na-download na kopya at nai-print na pahina ay dapat pa ring makilala ang kanilang bersyon.

Panatilihin ang mga nakaraang bersyon sa hiwalay na archive. I-mark ang bagong bersyon bilang kapalit ng isang tiyak na nakaraang bersyon para sa isang nabanggit na layunin. Ang pagpapadala ng binagong katanungan ay hindi, sa sarili nitong, nagbabago sa isang na-accept na order; kailangan tanungin ang mga kaukulang partido upang kumpirmahin ang anumang epekto sa isang umiiral na komitment.

2. Panatilihin ang mga sanggunian ng mga item na stable habang nagbabago ang mga detalye

Bigyan ang bawat linya ng mga kagamitan ng isang sanggunian ng item at panatilihin ito kahit kapag nagbabago ang mga detalye nito. I-link ang sangguniang iyon sa modelo ng tagapag-suplay, lokasyon sa silid, dami, at tinukoy na yunit. Kung alisin ang isang item, tukuyin ito bilang 'inalis' sa talaan ng pagbabago imbes na muling gamitin ang sanggunian nito para sa isang hindi kaugnay na kabinet o mesa.

Halimbawa, ilista BG-2605 at BG-2642B sa magkahiwalay na sanggunian ng iskedyul kapag kinukumpara ang mga opsyon ng mga kagamitan; ang mga halimbawang katalogong ito ay hindi naglalarawan ng aktwal na order ng customer.

Kapag nagbabago ang dami, suriin ang parehong bilang at yunit. Ang gabay sa pagbibilang ng mga desk, upuan, at set ang nagpapaliwanag sa pagkakaiba nito. Dapat tumutukoy ang iyong talaan ng rebisyon sa naaapektuhang linya nang hindi paulit-ulit o pinalalitan ang paglalarawan ng kanyang konpigurasyon.

3. Magdagdag ng maikling talaan ng pagbabago

Ilagay ang talaan ng pagbabago sa tabi ng binago na iskedyul. Gamitin ang isang entry para sa bawat naaapektuhang item o grupo ng magkaugnay na pagbabago. Ang mga field sa ibaba ay bumubuo ng isang blankong suleras; hindi nila kasama ang mga espesipikasyon ng BG, presyo, o aprubadong datos ng proyekto.

Ihiwalay ang hiniling na pagbabago mula sa naaprubahang pagbabago. Ang 'Ipinadala para sa pagsusuri' ay nagre-record ng isang aksyon; hindi ito patunay na tinanggap ng supplier ang bagong configuration o ang mga komersyal nitong epekto.

4. Suriin ang mga kaugnay na dokumento bago i-padala

Ang isang binagong item ay maaaring makaapekto sa higit pa kaysa sa sarili nitong hanay. Kung ang imbakan ay ililipat malapit sa mesa, suriin ang drawing ng silid at ang sanggunian ng oryentasyon. Kung ang finishing ay babaguhin, kilalanin ang mga naapektuhang ibabaw at ang sanggunian na ginamit para sa pagsusuri. Itanong kung ang iminungkahing pagbabago ay nakakaapekto rin sa mga bahagi o impormasyon tungkol sa pagpapakete.

Ilagay sa listahan ang mga kasamang file at ang kanilang mga revisyon sa parehong mensahe. Siguraduhing ang naimarkahang drawing, ang listahan ng mga item, at ang kahilingan para sa quote ay naglalarawan ng parehong panukala. Panatilihin ang mga hindi pa nasosolusyonang pagkakaiba bilang nakikita, imbes na pumili ng anumang dokumento na may pinakabagong petsa.

5. Iharmonize ang tugon ng supplier

Hilingin sa supplier na tukuyin ang bersyon ng BOQ na ginamit para sa kanyang tugon at ipaliwanag ang anumang pagkakaiba. I-match ang mga linya ng binagong quote sa iyong mga sanggunian ng item. I-record nang hiwalay ang mga na-confirmed na pagbabago, mga alternatibo, mga eksklusyon, at mga hindi nasagot na tanong; ang bagong kabuuang halaga ng quote lamang ay hindi nagpapaliwanag kung ano ang binago.

Bago magpatuloy, ihambing ang tugon sa kasalukuyang iskedyul at sa mga nakakabit na dokumento. I-record ang desisyon para sa bawat bukas na item at panatilihin ang sumusuportang tugon. Ang listahan ng kailangang suriin para sa office furniture RFQ sumasaklaw sa mas malawak na impormasyon na kailangan kapag ang binago na katanungan ay nagbabago sa saklaw ng pagbili.

Mga Tanong ng Bumibili

Dapat bang lumikha ng bagong sanggunian ng item ang isang bagong dami?

Kadalasan, panatilihin ang sanggunian kapag ito ay ang parehong tinukoy na item na may binagong dami. I-record ang lumang at bagong halaga. Gamitin ang hiwalay na linya kapag ang iba't ibang modelo o konpigurasyon ay nangangailangan ng sariling identidad.

Maaari ko bang ipadala ang mga row lamang ng spreadsheet na nabago?

Magbigay ng sapat na konteksto upang matukoy ang naapektuhang isyu. Maaaring ipakita ng maikling listahan ng mga pagbabago ang mga pagkakaiba, ngunit isama o tukuyin ang buong kasalukuyang iskedyul upang hindi biglaang maiwan ang mga hindi nabago na item.

Nagpapahintulot ba ang tugon na kinikilala ang pagtanggap ang pagrerebisyon?

Hindi. I-record ang pagtanggap nang hiwalay sa pagpapatunay ng mga iminungkahing pagbabago. Itanong kung alin sa mga item at implikasyon ang tinanggap at alin ang kailangan pa ring suriin.

Ano ang mangyayari kung dalawang reviewer ang magpadala ng magkakalabot na instruksyon?

Panatilihin ang nasasakop na item na hindi pa nalulutas at humingi ng pagsasama-sama ng mga instruksyon mula sa itinalagang tagapagpasiya ng buyer. Magpadala ng isang malinaw na bersyon ng pagrerebisyon at tukuyin kung aling dating kahilingan ang pinapalitan nito.

Magpadala ng isang bersyon ng pagrerebisyon na maaaring subaybayan

Kumustahin ang BG Office Furniture kasama ang kasalukuyang schedule ng mga kagamitan, ang identifier nito para sa pagrerebisyon, at ang talaan ng mga pagbabago. Humingi ng tugon batay sa bersyon na iyon, kasama ang mga iminungkahing alternatibo at ang mga hindi pa nalulutas na puntos na malinaw na tinutukoy. Panatilihin ang tugon na tinanggap kasama ang huling listahan ng mga item imbes na umaasa sa subject line ng isang email.