कार्यालय के फर्नीचर के लिए आरएफक्यू तैयार करने का तरीका: खरीदार की जाँच सूची

कार्यालय के फर्नीचर के लिए अनुरोध फॉर कोटेशन, या RFQ, तब सबसे अच्छा काम करता है जब यह आपूर्तिकर्ताओं को एक ही खरीद विवरण प्रदान करता है। एक फोटो और मात्रा आयाम, सामग्री, सम्मिलित भंडारण, पैकिंग या डिलीवरी की ज़िम्मेदारियों को परिभाषित नहीं करती है। ये विवरण यह तय करते हैं कि क्या दो कोटेशन एक ही ऑर्डर का वर्णन करते हैं।

कार्यालय के डेस्क, कार्यस्थल, बैठक की मेज़ें, फ़ाइल कैबिनेट, रिसेप्शन डेस्क, पार्टीशन और संबंधित पैनल-शैली के फर्नीचर के लिए एक पूछताछ तैयार करने के लिए नीचे दी गई जाँच सूची का उपयोग करें। कुर्सियाँ और सोफ़े इस मार्गदर्शिका के उत्पाद क्षेत्र के बाहर हैं।

खरीदारी की भूमिका और उद्देश्य की पहचान करें

क्या आप आयातक, वितरक या पुनः विक्रेता के रूप में पूछताछ कर रहे हैं, यह बताएँ। पहचानें कि क्या फर्नीचर शोरूम प्रदर्शन के लिए है, प्रारंभिक संग्रह के लिए है या पुनः विक्रय स्टॉक के लिए है। लक्ष्य बाज़ार, गंतव्य, मॉडल संदर्भ, मात्राएँ और खरीद के चरण को शामिल करें।

अनुरोधित पूर्णता तिथि को पुष्टित आपूर्तिकर्ता प्रतिबद्धता से अलग करें। यदि कार्यालय को एक निश्चित तिथि तक खोलना आवश्यक है, तो यह स्पष्ट करें, लेकिन अनुसूची को सहमत मानने से पहले आपूर्तिकर्ता से उत्पादन, परिवहन और स्थापना की ज़िम्मेदारियों की पुष्टि करवाएं।

प्रत्येक आवश्यक वस्तु के लिए एक पंक्ति वाली आरएफक्यू तालिका तैयार करें।

प्रत्येक वस्तु को एक संदर्भ दें जो आपके फ्लोर प्लान, पूछताछ और उद्धरण में समान रहे। तालिका एक स्प्रेडशीट या स्पष्ट सूची हो सकती है। अज्ञात तथ्यों के लिए ‘कृपया पुष्टि करें’ का उपयोग करें, बजाय अनुमानों से रिक्त स्थान भरने के।

कार्यस्थल समूह के लिए, स्पष्ट करें कि मात्रा का अर्थ व्यक्तिगत कार्य स्थितियों की है या पूर्ण समूहों की है। डेस्क व्यवस्था के लिए, भंडारण और साइड टेबल को अलग से पहचानें, जब तक कि आपूर्तिकर्ता पुष्टि नहीं करता कि वे किसी परिभाषित सेट के हिस्से हैं।

मूल्य में शामिल फर्नीचर को परिभाषित करें

एक कमरे की तस्वीर में कई फ़र्नीचर के टुकड़े और सहायक उपकरण दिखाए जा सकते हैं। उन वस्तुओं को चिह्नित करें जिनके लिए आप मूल्य प्रस्ताव चाहते हैं, और जो केवल दृश्य संदर्भ के लिए हैं। आपूर्तिकर्ता से अनुरोध करें कि वह एक विस्तृत सूची वापस करे, ताकि कोई छूट या अतिरिक्त घटक स्पष्ट रूप से दिखाई दे सके।

डेस्क लेआउट के लिए, BG की कार्यकारी कार्यालय फर्नीचर शुरुआत के रूप में ब्राउज़ करें, फिर उन डेस्क और स्टोरेज टुकड़ों की पहचान करें जिनकी आपको आवश्यकता है। साझा स्थानों के लिए, वर्कस्टेशन श्रेणी आपको वांछित व्यवस्था का वर्णन करने में सहायता कर सकती है। श्रेणी की तस्वीरें केवल संदर्भ के लिए हैं: BG से चुने गए मॉडल, आयाम, सामग्री और शामिल घटकों की पुष्टि करने का अनुरोध करें। केवल लकड़ी के रंग का दिखना ठोस लकड़ी या आधार बोर्ड सामग्री की पुष्टि नहीं करता है।

एक उपयोग योग्य कमरे की योजना संलग्न करें

जब उपलब्ध हो, तो एक मापित चित्र प्रदान करें। कमरे की सीमाएँ, दरवाज़े, खिड़कियाँ, स्तंभ और प्रस्तावित फ़र्नीचर के स्थान दिखाएँ। पहुँच के मार्गों और लेआउट से संबंधित कोई भी स्थायी बिजली या डेटा बिंदुओं को चिह्नित करें। मापित आयामों को अनुमानों से अलग करें।

आपूर्तिकर्ता से अपने प्रस्ताव में उपयोग की गई आयामों की पहचान करने के लिए कहें। समग्र फर्नीचर के आकार, उनके अभिविन्यास, भंडारण तक पहुँच और संलग्न टुकड़ों की व्यवस्था की पुष्टि करें। फर्नीचर के आयामों को छवि के अनुपात या मॉडल-नाम के अंकों से न पढ़ें।

कुल राशियों की तुलना करने से पहले विशिष्टताओं की तुलना करें

प्रत्येक आपूर्तिकर्ता से उद्धृत विन्यास का लिखित वर्णन करने के लिए कहें। प्रत्येक प्रस्ताव में शामिल टेबल टॉप, पैनल, समर्थन, भंडारण, स्क्रीन और हार्डवेयर की तुलना करें। यदि कोई सामग्री, मोटाई या फिनिश आपकी परियोजना के लिए महत्वपूर्ण है, तो आवश्यकता को स्पष्ट करें और चुने गए मॉडल के लिए पुष्टि का अनुरोध करें।

अनिवार्य आवश्यकताओं को प्राथमिकताओं से अलग करें। पूछें कि किसी विशिष्ट मॉडल के संबंध में कौन-से दस्तावेज़ उपलब्ध हैं। किसी सामान्य कंपनी के बयान से प्रत्येक उत्पाद की विशिष्टता या प्रदर्शन की पुष्टि नहीं होती है।

तुलना शीट में अपुष्ट वस्तुओं को दृश्यमान रखें। जब कोई कम कुल राशि किसी अन्य उद्धरण में शामिल घटकों को बाहर रखती है, तो उसकी निष्पक्ष तुलना नहीं की जा सकती है।

पैकिंग, डिलीवरी और असेंबली को स्पष्ट करें

अंतिम विन्यास के लिए लागू पैकिंग सूचना माँगें: पैकेज की संख्या, पैक किए गए आयाम, भार और घटकों की पहचान। उपलब्ध असेंबली निर्देशों का अनुरोध करें और यह स्पष्ट करें कि फ़र्नीचर को कौन प्राप्त करेगा, कहाँ तक ले जाया जाएगा और कौन असेंबल करेगा।

पहुँच और ज़िम्मेदारी पर चर्चा करने के लिए डिलीवरी बिंदु को सटीक रूप से बताएँ। यदि आपको परिवहन या अन्य सेवाओं के लिए अनुमान चाहिए, तो उन्हें अलग से सूचीबद्ध करें और यह पूछें कि क्या शामिल है। लागू शिपिंग शर्तों और समर्थन दस्तावेज़ों की पुष्टि ज़िम्मेदार पक्षों के साथ करें; किसी गंतव्य पते को वहाँ डिलीवर या इंस्टॉल करने के लिए सहमति नहीं मानें।

खरीदारों द्वारा अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या मैं पुष्टि न किए गए आयामों के बिना आरएफक्यू भेज सकता हूँ?

हाँ। बताएँ कि कौन-से माप अनुपलब्ध हैं और उपलब्ध कमरे की जानकारी प्रदान करें। उपयुक्त विकल्पों और विशिष्टता जाँच के लिए अनुरोध करें। संबंधित आयामों की पुष्टि होने तक अनुरोध को अस्थायी रखें; केवल एक संदर्भ फ़ोटोग्राफ़ को अनुमोदित ऑर्डर विशिष्टता नहीं माना जाना चाहिए।

क्या मुझे न्यूनतम ऑर्डर मात्रा या डिलीवरी समय के लिए अनुरोध करना चाहिए?

दोनों का अनुरोध करें, क्योंकि ये कोटेशन-विशिष्ट शर्तें हैं। अपनी आवश्यक मात्रा और पसंदीदा समयसूची का उल्लेख करें, फिर आपूर्तिकर्ता से पुष्टि के लिए अनुरोध करें। किसी अन्य मॉडल से आँकड़े नकल न करें या यह धारणा न बनाएं कि पिछला कोटेशन अभी भी लागू है।

स्क्रीन पर दिखाए गए फिनिश की तुलना कैसे करूँ?

अपनी पसंदीदा उपस्थिति को स्पष्ट करने के लिए चित्रों का उपयोग करें, फिर प्रस्तावित फिनिश की पहचान और पुष्टि कैसे की जा सकती है, यह पूछें। स्क्रीन के चित्र सामग्री विनिर्देश को स्थापित नहीं करते हैं। सहमत फिनिश संदर्भ को कोटेशन या ऑर्डर दस्तावेज़ों में दर्ज करें।

जब कोई आपूर्तिकर्ता वैकल्पिक विकल्प प्रस्तावित करता है, तो क्या परिवर्तन होना चाहिए?

आपूर्तिकर्ता से वैकल्पिक मॉडल और विस्तृत प्रस्ताव में प्रत्येक प्रासंगिक अंतर की पहचान करने के लिए कहें। मूल अनुरोध को चुपचाप बदलने के बजाय तुलना शीट को अद्यतन करें। इसे अप्रूव करने से पहले संशोधित विन्यास की पुष्टि करें।

एक पूर्ण संक्षिप्त भेजें और इसके संशोधन को सुरक्षित रखें

आपकी पूछताछ इस प्रकार शुरू कर सकते हैं: "कृपया हमारे [देश/शहर] में परियोजना के लिए संलग्न फर्नीचर अनुसूची का उद्धरण दें। प्रत्येक आइटम के लिए मॉडल, आयाम, सामग्री, शामिल घटक, पैकिंग और वाणिज्यिक शर्तों की पुष्टि करें। वैकल्पिक विकल्पों और अपवादों को अलग से सूचीबद्ध करें।"

संक्षिप्त विवरण का नाम दें और उसकी तारीख लगाएँ। जब मात्रा, लेआउट या विनिर्देश में परिवर्तन होता है, तो एक संशोधित संस्करण भेजें ताकि सभी एक ही अनुरोध की तुलना कर सकें। BG के पैनल-शैली फर्नीचर पर चर्चा करने के लिए, bG ऑफिस फर्नीचर से संपर्क करें अपनी वस्तु सूची और कमरे की योजना के साथ। अंतिम चयन करने से पहले पुष्टित विनिर्देशों और विस्तृत मूल्य प्रस्ताव के लिए अनुरोध करें।