วิธีจัดทำเอกสารขอใบเสนอราคาเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน: รายการตรวจสอบสำหรับผู้ซื้อ

คำขอใบเสนอราคาเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน หรือ RFQ จะให้ผลดีที่สุดเมื่อจัดทำให้ผู้จำหน่ายได้รับข้อมูลสรุปการจัดซื้อที่เหมือนกัน ภาพถ่ายและจำนวนเพียงอย่างเดียวไม่สามารถระบุขนาด วัสดุ ตู้เก็บของที่รวมอยู่ การบรรจุภัณฑ์ หรือความรับผิดชอบด้านการจัดส่งได้ รายละเอียดเหล่านี้คือสิ่งที่กำหนดว่าใบเสนอราคาสองฉบับนั้นอธิบายคำสั่งซื้อเดียวกันหรือไม่

ใช้รายการตรวจสอบด้านล่างนี้เพื่อจัดทำคำขอข้อมูลสำหรับโต๊ะสำนักงาน สถานีทำงาน โต๊ะประชุม ตู้แฟ้ม โต๊ะประชาสัมพันธ์ ฉากกั้นห้อง และเฟอร์นิเจอร์แบบแผงอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เก้าอี้และโซฟาไม่อยู่ในขอบเขตผลิตภัณฑ์ของคู่มือนี้

ระบุบทบาทในการซื้อและวัตถุประสงค์ของการซื้อ

ระบุว่าท่านกำลังสอบถามในฐานะผู้นำเข้า ผู้จัดจำหน่าย หรือผู้ขายต่อ ระบุว่าเฟอร์นิเจอร์นี้จะใช้สำหรับจัดแสดงในโชว์รูม ชุดสินค้าเริ่มต้น หรือสต๊อกเพื่อการขายต่อ รวมถึงตลาดเป้าหมาย ประเทศปลายทาง รหัสโมเดล ปริมาณที่ต้องการ และขั้นตอนการจัดซื้อ

แยกวันที่ต้องการให้งานเสร็จสิ้นออกจากคำมั่นสัญญาที่ผู้จัดจำหน่ายยืนยันแล้วอย่างชัดเจน หากสำนักงานจำเป็นต้องเปิดให้บริการภายในวันที่กำหนด โปรดระบุไว้ แต่ขอให้ผู้จัดจำหน่ายยืนยันความรับผิดชอบด้านการผลิต การขนส่ง และการติดตั้งก่อนถือว่าตารางเวลาดังกล่าวได้รับการตกลงร่วมกันแล้ว

จัดทำตารางแบบสอบถามราคา (RFQ) โดยมีหนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการที่ต้องการ

กำหนดรหัสอ้างอิงให้กับแต่ละรายการ ซึ่งต้องคงที่ตลอดทั้งแผนผังพื้นที่ แบบสอบถาม และใบเสนอราคา ตารางอาจจัดทำในรูปแบบเวิร์กชีตหรือรายการที่เข้าใจง่าย ใช้ข้อความว่า “โปรดยืนยัน” สำหรับข้อมูลที่ขาดหาย แทนการเดาหรือเติมข้อมูลด้วยสมมุติฐาน

สำหรับกลุ่มสถานีงาน โปรดระบุให้ชัดเจนว่าจำนวนที่ระบุหมายถึงตำแหน่งการทำงานแต่ละตำแหน่ง หรือหมายถึงชุดกลุ่มทั้งหมด หากเป็นการจัดวางโต๊ะ ให้แยกระบุตู้เก็บของและโต๊ะข้างไว้ต่างหาก เว้นแต่ผู้จัดจำหน่ายจะยืนยันว่าสิ่งเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของชุดที่กำหนดไว้

ระบุเฟอร์นิเจอร์ที่รวมอยู่ในราคา

ภาพห้องอาจแสดงเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์เสริมหลายชิ้น โปรดระบุสิ่งของที่ท่านต้องการให้จัดทำใบเสนอราคา และสิ่งของใดบ้างที่ใช้เป็นเพียงข้อมูลอ้างอิงเชิงภาพเท่านั้น ขอให้ผู้จัดจำหน่ายจัดทำรายการสินค้าแบบแยกชิ้นส่วนเพื่อให้เห็นได้ชัดเจนว่ามีรายการใดขาดหายหรือมีส่วนประกอบเพิ่มเติม

สำหรับการจัดวางโต๊ะทำงาน โปรดเริ่มต้นด้วยการสำรวจกลุ่มผลิตภัณฑ์ เฟอร์นิเจอร์สำนักงานสำหรับผู้บริหาร ของ BG แล้วจึงเลือกโต๊ะและชิ้นส่วนเก็บของที่ท่านต้องการ สำหรับพื้นที่ใช้ร่วมกัน กลุ่มผลิตภัณฑ์ เวิร์กสเตชัน สามารถช่วยท่านอธิบายการจัดวางที่ต้องการได้ ภาพหมวดหมู่เป็นเพียงข้อมูลอ้างอิง: โปรดขอให้ BG ยืนยันรุ่นที่เลือก ขนาด วัสดุ และส่วนประกอบที่รวมอยู่ด้วย การปรากฏสีของไม้เพียงอย่างเดียวไม่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นไม้แท้หรือวัสดุแผ่นรองที่ใช้ภายใน

แนบแผนผังห้องที่ใช้งานได้จริง

โปรดจัดเตรียมแบบแปลนที่มีการวัดขนาดไว้เมื่อมีพร้อม แสดงขอบเขตของห้อง ประตู หน้าต่าง คอลัมน์ และตำแหน่งที่วางแผนจะจัดวางเฟอร์นิเจอร์ ระบุเส้นทางการเข้าถึงและจุดต่อไฟฟ้าหรือข้อมูลคงที่ที่เกี่ยวข้องกับการจัดวาง แยกแยะมิติที่วัดได้จริงออกจากค่าประมาณ

ขอให้ผู้จัดจำหน่ายระบุขนาดที่ใช้ในข้อเสนอของตน ยืนยันขนาดโดยรวมของเฟอร์นิเจอร์ ทิศทางการติดตั้ง การเข้าถึงพื้นที่เก็บของ และการจัดเรียงชิ้นส่วนที่อยู่ติดกัน ห้ามอ่านขนาดเฟอร์นิเจอร์จากสัดส่วนในภาพหรือตัวเลขในชื่อรุ่น

เปรียบเทียบข้อมูลจำเพาะก่อนเปรียบเทียบยอดรวม

ขอให้ผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายอธิบายการจัดวางที่เสนอไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เปรียบเทียบส่วนประกอบต่าง ๆ เช่น แผ่นโต๊ะ แผ่นกั้น โครงรองรับ พื้นที่เก็บของ ฉากกั้น และอุปกรณ์เสริมที่รวมอยู่ในแต่ละข้อเสนอ หากวัสดุ ความหนา หรือผิวเคลือบมีความสำคัญต่อโครงการของท่าน โปรดระบุข้อกำหนดนั้นอย่างชัดเจนและขอการยืนยันสำหรับรุ่นที่เลือก

แยกความต้องการที่บังคับใช้ได้จริงออกจากสิ่งที่เป็นเพียงความชอบ สอบถามว่ามีเอกสารเฉพาะรุ่นใดบ้างที่ผู้จัดจำหน่ายสามารถจัดหาให้ได้ คำชี้แจงทั่วไปของบริษัทไม่สามารถยืนยันข้อมูลจำเพาะหรือประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการได้

คงรายการที่ยังไม่ได้รับการยืนยันไว้ให้เห็นได้ชัดในตารางเปรียบเทียบ ยอดรวมที่ต่ำกว่าจะไม่สามารถเปรียบเทียบได้อย่างเป็นธรรม หากยอดนั้นไม่รวมองค์ประกอบบางอย่างที่มีอยู่ในใบเสนอราคาอื่น

ชี้แจงรายละเอียดเกี่ยวกับการบรรจุ ส่งมอบ และการประกอบ

ขอข้อมูลการบรรจุภัณฑ์ที่ใช้ได้กับรูปแบบสุดท้าย: จำนวนแพ็กเกจ ขนาดเมื่อหีบห่อ น้ำหนัก และการระบุชิ้นส่วนต่างๆ ขอคู่มือการประกอบที่มีอยู่ และชี้แจงว่าใครจะเป็นผู้รับ ย้าย และประกอบเฟอร์นิเจอร์

ระบุจุดส่งมอบให้ชัดเจนเพียงพอเพื่อหารือเรื่องการเข้าถึงและขอบเขตความรับผิดชอบ หากต้องการใบเสนอราคาสำหรับบริการขนส่งหรือบริการอื่นๆ ให้ระบุแยกต่างหากและสอบถามว่าสิ่งใดรวมอยู่ในบริการนั้น ยืนยันเงื่อนไขการจัดส่งที่ใช้ได้และเอกสารสนับสนุนกับฝ่ายที่รับผิดชอบ อย่าถือว่าที่อยู่ปลายทางเท่ากับข้อตกลงในการจัดส่งหรือติดตั้งที่นั่น

คำถามที่ผู้ซื้อมักถาม

ฉันสามารถส่งใบขอเสนอราคา (RFQ) ได้โดยไม่มีขนาดที่ยืนยันแล้วหรือไม่

ได้ โปรดอธิบายว่าการวัดใดยังขาดอยู่ และให้ข้อมูลพื้นที่ที่มีอยู่ ขอตัวเลือกที่เหมาะสมและการตรวจสอบข้อกำหนด ให้รักษาคำขอไว้ในลักษณะชั่วคราวจนกว่าขนาดที่เกี่ยวข้องจะได้รับการยืนยันอย่างเป็นทางการ ภาพถ่ายอ้างอิงเพียงอย่างเดียวไม่ควรกลายเป็นข้อกำหนดสำหรับการสั่งซื้อที่ได้รับการอนุมัติ

ฉันควรขอปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำหรือระยะเวลาการจัดส่งหรือไม่

ขอทั้งสองอย่างในฐานะเงื่อนไขเฉพาะสำหรับใบเสนอราคา ระบุปริมาณที่ต้องการและกำหนดเวลาที่ต้องการ จากนั้นร้องขอให้ผู้จัดจำหน่ายยืนยัน

ฉันจะเปรียบเทียบพื้นผิวที่แสดงบนหน้าจอได้อย่างไร

ใช้ภาพเพื่ออธิบายลักษณะภายนอกที่ต้องการ แล้วสอบถามว่าพื้นผิวที่เสนอสามารถระบุและยืนยันได้อย่างไร ภาพบนหน้าจอไม่สามารถกำหนดข้อกำหนดของวัสดุได้ บันทึกอ้างอิงพื้นผิวที่ตกลงกันไว้ลงในใบเสนอราคาหรือเอกสารคำสั่งซื้อ

สิ่งใดควรเปลี่ยนแปลงเมื่อผู้จัดจำหน่ายเสนอทางเลือกอื่น

ขอให้ผู้จัดจำหน่ายระบุรุ่นทางเลือกและข้อแตกต่างทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในรายการข้อเสนอ ปรับปรุงแผ่นเปรียบเทียบแทนที่จะแทนที่คำขอเดิมโดยไม่แจ้งให้ทราบ ยืนยันการจัดวางแบบที่ปรับปรุงแล้วก่อนอนุมัติ

ส่งคำชี้แจงฉบับสมบูรณ์เพียงฉบับเดียว และเก็บเวอร์ชันที่ปรับปรุงไว้

คำถามของท่านสามารถเริ่มต้นด้วย: “กรุณาเสนอราคาตามรายการเฟอร์นิเจอร์ที่แนบมาสำหรับโครงการของเราใน [ประเทศ/เมือง] ยืนยันรุ่น ขนาด วัสดุ ชิ้นส่วนที่รวมอยู่ การบรรจุ และเงื่อนไขเชิงพาณิชย์สำหรับแต่ละรายการ โปรดระบุทางเลือกอื่นและรายการที่ไม่รวมแยกต่างหาก”

ตั้งชื่อเอกสารสรุปความต้องการและระบุวันที่ไว้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงจำนวน ผังพื้นที่ หรือข้อกำหนด โปรดส่งเวอร์ชันที่ปรับปรุงแล้วเพื่อให้ทุกฝ่ายเปรียบเทียบข้อร้องขอเดียวกันได้ ในการหารือเกี่ยวกับเฟอร์นิเจอร์แบบแผงของ BG ติดต่อบริษัท BG Office Furniture พร้อมกับรายการสินค้าและผังห้องของท่าน โปรดขอข้อกำหนดที่ยืนยันแล้วและใบเสนอราคาแบบแยกรายการก่อนทำการเลือกขั้นสุดท้าย