オフィス家具の見積もり依頼（RFQ）作成ガイド：購入担当者のチェックリスト

オフィス家具の見積依頼（RFQ）は、サプライヤーに対して同一の調達要件を明確に提示した場合に最も効果を発揮します。写真と数量だけでは、寸法、素材、付属の収納機能、梱包方法、納品責任といった重要な要素は定義できません。こうした詳細情報がなければ、2つの見積書が実際には同一の注文内容を示しているかどうかを判断することができません。

以下のチェックリストを活用して、オフィスデスク、ワークステーション、会議用テーブル、ファイルキャビネット、フロントデスク、パーテーションなど、パネル式家具に関する問い合わせ資料を作成してください。椅子およびソファについては、本ガイドの製品対象範囲外です。

購入担当者と購入目的を明確にする

輸入業者、卸売業者、再販業者のいずれかに該当するかを明記してください。また、家具がショールーム用の展示品、初期導入用の商品、あるいは販売在庫用のものかを特定してください。対象市場、輸入先国、モデル番号、数量、および購入の進捗状況も併記してください。

納期の希望日と、サプライヤーが確約した納期を明確に区別してください。オフィスの開所日が決まっている場合はその旨を伝えますが、生産・輸送・設置の責任範囲についてサプライヤーから正式な確認を得るまで、スケジュールを合意済みとは見なさないでください。

必要な各品目ごとに1行ずつ記載したRFQ（調達依頼書）用の表を作成してください。

各品目に、フロアプラン、問い合わせ書、見積書のすべてで一貫して使用できる参照番号を付与してください。この表はスプレッドシートでも、明瞭なリスト形式でも構いません。「確認をお願いします」と記載して、事実が不明な項目は推測で埋めずに空白のままにしてください。

ワークステーショングループの場合、数量が個別の作業位置を指すのか、それとも完成したグループ単位を指すのかを明確にしてください。デスクのレイアウトについては、サプライヤーが明示的にセットに含まれると確認しない限り、収納家具やサイドテーブルは別途指定してください。

価格に含まれる家具の範囲を明確に定義してください

部屋の画像には複数の家具や付属品が写っている場合があります。見積もり対象のアイテムと、単なる視覚的な参考として掲載されたアイテムを明確にマークしてください。サプライヤーに対して、漏れや追加部品が一目でわかるよう、明細付きのリストの提出を依頼してください。

デスクレイアウトについては、まずBGの エグゼクティブオフィス家具 を参考にし、必要なデスクおよび収納家具を選定してください。共有スペースの場合は、「 ワークステーションシリーズ 」が、ご希望の配置を明確にするうえで役立ちます。カテゴリ画像は参考用です。選定したモデルの仕様（サイズ、素材、付属品など）については、必ずBGへ確認してください。木目調の外観だけでは、天然木使用や基材の種類（合板など）を判断することはできません。

実用可能な部屋の平面図を添付してください

可能であれば、実測に基づく図面をご提供ください。部屋の境界線、ドア、窓、柱、および設置予定の家具の位置を明記してください。また、動線および配置に関係する固定式の電源・データ端子の位置も明示してください。実測値と推定値は明確に区別して記載してください。

サプライヤーに対し、提案書で使用された寸法を明示するよう依頼してください。家具全体のサイズ、設置方向、収納へのアクセス性、および隣接する家具との配置関係を確認してください。画像の比率やモデル名に含まれる数字から家具の寸法を読み取らないでください。

合計金額を比較する前に、仕様を比較してください

各サプライヤーに対し、見積りに含まれる構成を文書で明記するよう依頼してください。天板、パネル、支持部材、収納機能、スクリーン、付属金具など、各提案に含まれる項目を比較してください。プロジェクトにおいて素材・厚さ・仕上げが重要である場合は、その要件を明示し、選定したモデルについて確認を得てください。

必須要件と希望要件を明確に区別してください。また、対象モデルに特有の技術資料（仕様書、試験報告書など）がどの程度揃っているかを確認してください。メーカー全体の一般的な声明は、個別の製品の仕様や性能を保証するものではありません。

未確認事項は比較表に明記したままにしてください。ある見積もりが他の見積もりに含まれる部品を除外している場合、合計金額が低くても、公平な比較にはなりません。

梱包・納品・据付に関する条件を明確にしてください。

最終的な構成に適用される梱包情報（梱包数、梱包寸法、重量、部品の識別方法など）を確認してください。また、入手可能な据付説明書の有無を確認し、誰が荷受・搬入・据付を行うのかを明確にしてください。

搬入場所を正確に明記し、アクセス方法や責任範囲について協議できるようにしてください。輸送その他のサービスの見積もりが必要な場合は、それぞれを別途明記し、何が含まれるかを確認してください。適用される配送条件および必要な添付書類については、関係各所と事前に確認してください。宛先住所のみの提示は、当該場所への納品・設置を約束したものとはみなされません。

購入者がよく尋ねる質問

寸法が確定していない状態でRFQを送付してもよいですか？

はい。どの寸法が未確定かを明記し、現状把握できる空間情報（例：設置可能エリアの概要）も併記してください。候補となる製品オプションおよび仕様の適合性確認を依頼してください。関係する寸法が確定するまでは、問い合わせを仮のものとして扱ってください。参考写真のみを根拠として、発注仕様を確定してはいけません。

最低発注数量や納期を指定すべきですか？

両方とも、個別の見積もり条件として明示してください。ご希望の数量および希望納期を明記したうえで、サプライヤーによる確認を依頼してください。他モデルの数値を流用したり、以前の見積もりがそのまま適用されると想定したりしないでください。

画面で表示される仕上げをどう比較すればよいですか？

希望する外観を画像で説明し、その上で提案された仕上げがどのように特定・確認できるかを尋ねてください。画面の画像は、素材仕様を確定するものではありません。合意した仕上げの参照番号は、見積書または発注書類に明記してください。

サプライヤーが代替品を提案した場合、何を変更すべきですか？

サプライヤーに対し、代替モデルの名称および明細書に記載された各項目における関連するすべての相違点を明示するよう依頼してください。元の要望を黙って置き換えるのではなく、比較表を更新してください。承認前に、修正後の構成を必ず確認してください。

1つの完全な依頼書を送付し、その改訂履歴を管理してください

お問い合わせは次のように始めることができます。「弊社の[国／都市]におけるプロジェクト向けに、添付の家具仕様表についてご見積をお願いいたします。各品目について、型式、寸法、素材、付属部品、梱包方法および商業条件をご確認のうえ、ご提示ください。また、代替品および除外項目は、別途明記してください。」

briefの名称と日付を明記してください。数量、レイアウト、仕様に変更がある場合は、更新版を送付し、関係者全員が同一の依頼内容を比較できるようにしてください。BG社のパネル式家具についてご検討の際は、 bGオフィスファニチャーへお問い合わせください ご希望の商品一覧と部屋の平面図をご提出ください。最終的な選定の前に、確定した仕様および内訳明細付きの見積もりをご依頼ください。