Како да подготвите RFQ за канцелариска опрема: проверочна листа за купувачи

Побарувањето за понуда за канцелариска опрема, или RFQ, функционира најдобро кога му дава на доставувачите ист бриф за купување. Фотографија и количина не ги дефинираат димензиите, материјалите, вклученото складирање, пакувањето или одговорностите за достава. Тие детали одредуваат дали две понуди го опишуваат истото порачување.

Користете ја листата за проверка подолу за да подготвите прашање за канцелариски маси, работни станици, маси за состаноци, филер кабинети, рецепции, прегради и слична опрема со панели. Столиците и диваните се надвор од производствениот опсег на овој водич.

Идентификувајте ја улогата на купувачот и целта

Наведете дали барате како импортер, дистрибутер или реселер. Идентификувајте дали мебелот е за прикажување во шоурум, за почетна асортиман или за резервни количества за прераспродажба. Вклучете го целниот пазар, одредиштето, референците на моделите, количините и фазата на купувањето.

Одвојте го бараниот датум на завршување од потврдената обврска на доставувачот. Ако канцеларијата мора да биде отворена до одреден датум, наведете го тоа, но побарајте од доставувачот да потврди одговорност за производство, транспорт и инсталација пред распоредот да се смета за согласен.

Составете табела за RFQ со еден ред по баран став.

Доделете референца на секој став која останува иста низ вашата шема на подови, прашање и понуда. Табелата може да биде табеларен лист или јасна листа. Користете „ве молиме потврдете“ за недостасувачки факти наместо да пополнувате празнини со претпоставки.

За група на работни места, појасни дали количината се однесува на поединечни работни позиции или на комплетни групи. За распоред на работни површини, посебно наведи складишни и страни табли, освен ако доставувачот не потврди дека припаѓаат на дефиниран комплет.

Дефинирај ја мебелот која е вклучена во цената

Слика на просторија може да прикаже неколку парчиња мебел и дополнителни предмети. Означете кои предмети сакате да бидат цитирани, а кои се само визуелни референци. Побарајте од доставувачот да ви испрати детализиран список, за да се видат евентуалните пропуштени ставки и дополнителните компоненти.

За распореди на работни површини, прегледајте ги производите на BG извршна канцелариска мебел како почетна точка, па потоа идентифицирајте ја работната површина и елементите за складирање што ви се потребни. За заеднички простори, асортиманот на работни места може да ви помогне да го опишете желаниот распоред. Сликите на категориите служат како референци: побарајте од BG да потврди избраниот модел, димензии, материјали и вклучени компоненти. Само изгледот на дрвена боја не гарантира дека е од цврсто дрво ниту го укажува типот на основниот плочест материјал.

Прикачете употреблива план-шема на просторијата

Доставете мерен цртеж, доколку е достапен. Прикажете ги границите на просторијата, вратите, прозорците, колоните и предложените локации на мебелот. Означете ги патеките за пристап и сите фиксни точки за струја или податоци што се релевантни за распоредот. Разликувајте ги мерените димензии од проценките.

Прашајте го доставувачот да ги идентификува димензиите што ги користи во неговиот предлог. Потврдете ја вкупната големина на мебелот, ориентацијата, пристапот до складиштето и распоредот на соседните делови. Не читајте ги димензиите на мебелот од пропорциите на сликите или броевите од имињата на моделите.

Споредете ги спецификациите пред да споредувате вкупните износи

Прашајте го секој доставувач да го опише цитираниот конфигурациски состав писмено. Споредете ги таблите, панелите, потпорите, складишните елементи, екрани и хардверот вклучени во секој понуден предлог. Ако некој материјал, дебелина или завршна обработка е важна за вашиот проект, наведете ја соодветната захтевана спецификација и побарајте потврда за избраниот модел.

Одвојте ги задолжителните захтеви од преференците. Прашајте кои документи специфични за моделот се достапни. Општото тврдење на компанијата не потврдува спецификации или перформанси за секој поединечен производ.

Задржете ги непотврдените ставки видливи во листата за споредба. Понискиот вкупен износ не може правилно да се спореди ако недостасуваат компоненти што се вклучени во друга понуда.

Појаснете ги пакувањето, доставата и монтажата

Побарајте ги податоците за пакување кои важат за финалната конфигурација: број на пакети, димензии на пакетите, тежина и идентификација на компонентите. Побарајте ги достапните упатства за монтажа и појаснете кој ќе ги прими, премести и монтира мебелот.

Наведете го точниот адресен податок за испорака, доволно точно за да се разгледа пристапот и одговорноста. Ако ви е потребна понуда за транспорт или други услуги, наведете ги посебно и прашајте што е вклучено. Потврдете ги важечките услови за испорака и поддржувачките документи со одговорните страни; не сметајте дека наведувањето на адресата на дестинацијата е договор за испорака или инсталација таму.

Прашања кои често ги поставуваат купувачите

Дали можам да испратам барање за понуда без потврдени димензии?

Да. Објаснете кои мерки недостасуваат и наведете ги достапните податоци за просторијата. Побарајте прифатливи опции и проверка на спецификациите. Задржете го барањето како привремено додека не се потврдат соодветните димензии; референтна фотографија сама по себе не треба да стане официјална спецификација за нарачка.

Дали треба да побарам минимална количина за нарачка или рок за испорака?

Побарајте ги и двете како услови специфични за понудата. Наведете ја вашата потребна количина и предпочитаниот распоред, па затоа побарајте потврда од доставувачот. Не копирајте бројки од друг модел ниту претпоставувајте дека поранешната понуда сè уште важи.

Како да споредам завршни површини прикажани на екран?

Користете слики за да го објасните вашиот избор на изглед, па затоа прашајте како предложената завршна површина може да се идентифицира и потврди. Сликите на екранот не го дефинираат техничкиот опис на материјалот. Запишете ја договорената референца на завршната површина во понудата или документите за нарачка.

Што треба да се промени кога доставувачот предлага алтернатива?

Побарајте од доставувачот да го идентифицира алтернативниот модел и сите релевантни разлики во детализираната понуда. Ажурирајте ја табелата за споредба наместо тајно да ја замените оригиналната побарувања. Потврдете ја изменетата конфигурација пред да ја одобрите.

Испратете еден целосен бриф и водете сметка за неговите верзии

Вашето барање може да започне со: „Ве молиме наведете ја прикачената листа на мебел за нашиот проект во [земја/град]. Потврдете го моделот, димензиите, материјалите, вклучените компоненти, пакувањето и комерцијалните услови за секоја ставка. Наведете алтернативи и исклучоци посебно.“

Именувайте го краткиот опис и датирајте го. Кога количината, распоредот или спецификацијата се менуваат, испратете ревидирана верзија за да сите споредуваат исто барање. За да разговараме за панелскиот мебел на BG, контактирајте го BG Office Furniture со вашата листа на ставки и планот на просторијата. Барајте потврдени спецификации и детализирана понуда пред да направите коначен избор.