कई कार्यालय कमरों में फर्नीचर के लिए एक अनुसूची तैयार करना

एक फर्नीचर कोटेशन में कुल राशि सही हो सकती है, लेकिन उसका कमरा-वार आवंटन अस्पष्ट रह सकता है। कई कार्यालय एक ही डेस्क के लिए अनुरोध कर सकते हैं, एक साझा क्षेत्र दो विभागीय सूचियों में दिखाई दे सकता है, और एक कमरे को भिन्न भंडारण व्यवस्था की आवश्यकता हो सकती है। एक कमरा आवंटन अनुसूची प्रत्येक आवश्यक वस्तु को एक परिभाषित स्थान से जोड़ती है, ताकि वे विवरण संयुक्त कुल में खो न जाएँ।

इसका उपयोग उत्पाद विनिर्देश और उद्धरण के साथ करें। नीचे दी गई विधि डेस्क, कार्यस्थल, मेज़ और भंडारण के लिए एक रिक्त खरीदार का कार्यकारी टेम्पलेट है। यह कोई वास्तविक ग्राहक परियोजना, स्वीकृत आदेश या यह आश्वासन नहीं है कि किसी चित्रित व्यवस्था को एक सेट के रूप में आपूर्ति की जाएगी।

1. स्थानों की एक सूची से शुरू करें

प्रत्येक कमरे या साझा क्षेत्र को एक अद्वितीय संदर्भ दें जो कमरे की योजना से मेल खाता हो। जहाँ आवश्यक हो, इमारत या मंजिल का उल्लेख करें ताकि समान नाम वाले कमरों को अलग-अलग पहचाना जा सके। जैसे कि “प्रबंधक कार्यालय” नाम एक उद्देश्य का वर्णन करता है, लेकिन यह एकल गंतव्य की पहचान नहीं कर सकता है।

सामान्य भंडारण क्षेत्रों, बैठक कक्षों और रिसेप्शन को अलग से शामिल करें। साझा फर्नीचर को उस स्थान पर असाइन करें जहाँ उसे रखा जाना है, भले ही उसका उपयोग कई विभाग करेंगे। समीक्षा की ज़िम्मेदारी उस स्थान पर स्पष्ट रखें, बजाय उसी फर्नीचर की प्रतिलिपि प्रत्येक विभाग के अनुरोध में बनाने के।

2. उत्पाद परिभाषा को उसके आवंटन से अलग करें

प्रत्येक प्रस्तावित मॉडल और कॉन्फ़िगरेशन के लिए एक उत्पाद परिभाषा बनाए रखें। उस परिभाषा में शामिल मात्रा इकाई और घटकों का वर्णन करें। फिर आवंटन पंक्तियाँ बनाएँ जो दर्शाएँ कि उन परिभाषित वस्तुओं की आवश्यकता कहाँ है। एक आपूर्तिकर्ता मॉडल फर्नीचर की पहचान करता है; कमरे का संदर्भ उसके गंतव्य को पहचानता है।

उदाहरण के लिए, एक खरीदार निम्नलिखित पर विचार कर सकता है BG-2605 कार्यालय डेस्क और BG-2624B कम भंडारण अलमारी अलग-अलग उत्पाद संदर्भ के रूप में। उनका एक अनुसूची में साथ दिखाई देना कोई आपूर्ति किया गया सेट स्थापित नहीं करेगा। प्रत्येक चुने गए कॉन्फ़िगरेशन की पुष्टि करें और उसका आवंटन अलग से सूचीबद्ध करें; ये कैटलॉग के उदाहरण हैं, कोई ग्राहक आदेश नहीं।

3. प्रत्येक स्थान और वस्तु के लिए एक आवंटन रिकॉर्ड पूरा करें

नीचे दिया गया संक्षिप्त रूप एक आवंटन पंक्ति का वर्णन करता है। प्रत्येक स्थान और परिभाषित वस्तु के लिए अपने स्प्रेडशीट या कमरे की अनुसूची में इसे दोहराएँ। अनुपलब्ध जानकारी को स्पष्ट रूप से अनिर्णीत छोड़ दें; किसी रिक्त मात्रा को अनुमान या किसी अन्य कमरे से आकार की प्रतिलिपि बनाकर न भरें।

आवंटन के बगल में कमरे-विशिष्ट आवश्यकताओं को रखें। एक कार्यालय में बाईं ओर संग्रह का अनुरोध तब नहीं गायब होना चाहिए जब डेस्क को एक सामान्य मॉडल संदर्भ के तहत समूहीकृत किया जाता है। पूछें कि कौन-से अंतर एक अलग उद्धृत विन्यास की आवश्यकता रखते हैं।

4. कमरों के आवंटन को खरीद कुल के साथ समायोजित करें

एक ही परिभाषित वस्तु और इकाई के आधार पर आवंटन पंक्तियों का योग करें, फिर उस परिणाम की तुलना अनुरोधित खरीद मात्रा से करें। किसी छूटे हुए कमरे, किसी दोहराए गए साझा आइटम या किसी पंक्ति की जाँच करें जिसे एक समूह के रूप में एक बार और फिर उसके व्यक्तिगत घटकों के रूप में दोबारा गिना गया हो।

किसी भी जानबूझकर अनावंटित मात्रा को अलग से दिखाएँ और उसका उद्देश्य बताएँ। अतिरिक्त या अनिर्णीत वस्तुओं को केवल कुलों को मेल खाने के लिए कमरों में वितरित न करें। इसी तरह, मौजूदा कार्यालय से बनाए रखे जा रहे फर्नीचर की पहचान उन वस्तुओं से अलग करें जिनके लिए नया उद्धरण आवश्यक है।

पुष्टि किए गए कुल के बाहर विकल्पों को तब तक रखें जब तक कोई चयन नहीं किया जाता है। यदि दो अलमारी विकल्प एक ही स्थान के लिए उपयुक्त हैं, तो दोनों को आवश्यक के रूप में चिह्नित करने से अनजाने में अनुरोध दोगुना हो सकता है। विकल्पों को लेबल करें और यह पहचानें कि कौन-सा निर्णय अभी भी लेना बाकी है।

5. पूछताछ को संयोजित करने से पहले प्रत्येक कमरे की समीक्षा करें

प्रत्येक स्थान के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति से अनुरोध करें कि वह आवंटित वस्तुओं की जाँच कमरे की योजना और निर्धारित कार्य के साथ करें। उस कमरे से संबंधित आयामों और खुलने के लिए आवश्यक स्पष्टता की पुष्टि करें; किसी अन्य कार्यालय के साथ मॉडल साझा करना यह स्थापित नहीं करता है कि वह दोनों स्थानों में फिट होगा।

आपूर्तिकर्ता को संयुक्त उत्पाद सूची और कमरे के आवंटन दोनों एक साथ भेजें। उससे उनके बीच असंगतियों को चिह्नित करने का अनुरोध करें। यदि बाद में आवंटन में परिवर्तन होता है, तो स्थान का विवरण खोए बिना परिवर्तन को दर्ज करने के लिए बिल ऑफ क्वांटिटी संशोधन जाँच सूची का उपयोग करें।

खरीदार के प्रश्न

क्या एक ही मॉडल कई कमरों में दिखाई दे सकता है?

हाँ, एक ही पुष्टित उत्पाद परिभाषा से जुड़े अलग-अलग आवंटन के रूप में। कोटेशन के लिए मात्राओं को संयोजित करने से पहले यह जाँचें कि फ़िनिश, अभिविन्यास या शामिल घटकों में कोई अंतर है या नहीं।

दो विभागों द्वारा साझा किए जाने वाले कैबिनेट को कहाँ दिखाया जाना चाहिए?

इसे एक बार इसके निर्धारित साझा स्थान को आवंटित करें। इसका उपयोग करने वाले विभागों को एक टिप्पणी के रूप में दर्ज करें, बजाय इसी कैबिनेट को दोनों खरीद सूचियों में जोड़ने के।

यदि कमरे का गंतव्य निर्धारित नहीं किया गया है तो क्या होगा?

वस्तु को एक स्पष्ट रूप से लेबल किए गए अनावंटित खंड में रखें। यह बताएँ कि इसकी मात्रा पुष्टि की गई है या अस्थायी है, और यह भी बताएँ कि इसके गंतव्य का निर्णय कौन करेगा।

क्या कमरे के आवंटन का कार्यक्रम एक पैकिंग सूची की जगह ले सकता है?

नहीं। यह खरीदार के इरादे के गंतव्यों का वर्णन करता है। आपूर्तिकर्ता की वास्तविक पैकिंग जानकारी एक पृथक रिकॉर्ड है; दोनों को केवल तभी जोड़ा जाना चाहिए जब पैकिंग संदर्भ उपलब्ध हो जाएँ और उनकी जाँच कर ली जाए।

एक कार्यक्रम भेजें जो कुल राशि और कमरों दोनों की व्याख्या करे

BG ऑफिस फर्नीचर से संपर्क करें अपनी उत्पाद परिभाषाओं, कमरे के आवंटन रिकॉर्डों और मापी गई योजना के साथ। प्रस्तावित विन्यासों की पुष्टि और एक विस्तृत कीमत सूची के लिए अनुरोध करें। अनिर्णीत कमरा आवश्यकताओं को दृश्यमान रखें ताकि संयुक्त कुल राशि किसी ऐसे निर्णय को छुपा न दे जिसकी अभी भी आवश्यकता है।