Menghitung Meja, Kursi, dan Set dalam Jadwal Perabot Kantor

Permintaan untuk “24 kursi kerja” dapat berarti 24 posisi kerja, 24 meja individu, atau enam kelompok bersama dengan masing-masing empat posisi. Permintaan tersebut, secara sendiri, tidak mengidentifikasi furnitur yang akan dipesan. Sebelum membandingkan penawaran harga, tetapkan satuan yang jelas untuk setiap baris dan jelaskan secara rinci isi satu satuan.

Panduan ini menunjukkan cara praktis menghitung furnitur kantor bergaya panel. Jumlah-jumlah di bawah ini merupakan contoh perencanaan buatan, bukan spesifikasi atau penawaran untuk model BG. Di sini, posisi kerja berarti tempat yang direncanakan bagi satu orang untuk bekerja; hal ini tidak berarti kursi termasuk di dalamnya. Lingkup cakupan BG dalam panduan ini meliputi meja, workstation, meja tambahan, dan penyimpanan, bukan kursi maupun sofa.

1. Pisahkan secara tegas antara orang, posisi kerja, dan satuan pembelian

Mulai dengan jumlah orang yang diperkirakan akan menggunakan kantor, lalu catat posisi kerja yang dibutuhkan dalam tata letak yang diusulkan. Ini adalah dua masukan perencanaan yang berbeda. Sebagai contoh, sebuah tim beranggotakan 30 orang mungkin meminta 24 posisi kerja bersama; pembeli harus mengonfirmasi kebutuhan tersebut, bukan meminta pemasok menyimpulkannya dari jumlah karyawan.

Selanjutnya, definisikan unit yang digunakan untuk membeli masing-masing barang. Meja individu dapat menjadi satu unit pembelian. Kelompok workstation bersama juga dapat menjadi satu unit pembelian, asalkan konfigurasinya dicantumkan secara tertulis. Suatu set memerlukan daftar barang: kata 'set' saja tidak menentukan apakah penyimpanan, layar, atau meja yang bersebelahan termasuk di dalamnya.

Telusuri Kategori stasiun kerja BG untuk mengidentifikasi suatu pengaturan guna dibahas. Gunakan gambar atau gambaran yang diberi anotasi untuk menunjukkan posisi yang Anda maksudkan, lalu mintalah konfirmasi terhadap model dan konfigurasi.

2. Susun jadwal kuantitas tanpa mencampur satuan

Bayangkan sebuah proyek yang meminta 24 posisi kerja bersama, dua meja manajer terpisah, penyimpanan, dan satu meja rapat. Contoh di bawah ini mengasumsikan empat posisi per kelompok bersama semata-mata untuk mendemonstrasikan perhitungan aritmetika. Contoh ini tidak menetapkan konfigurasi yang tersedia, kapasitas ruangan yang sesuai, atau isi dari foto produk mana pun.

Posisi meja yang direncanakan adalah 24 + 2 = 26. Jangan jumlahkan kuantitas pada kolom tengah menjadi satu angka "total keping": hal ini akan mencampurkan kelompok, meja, lemari, dan sebuah meja.

Untuk meja pertemuan , catat jumlah meja yang akan dibeli secara terpisah dari jumlah peserta yang direncanakan. Jumlah peserta saja tidak menjamin ukuran meja, kesesuaian ruangan, atau kursi yang disediakan.

3. Periksa komponen yang sudah termasuk sebelum menambahkannya kembali

Minta pemasok memberikan daftar komponen yang termasuk dalam setiap kelompok atau set. Untuk W01, artinya mengidentifikasi tata letak meja serta layar, penyimpanan, atau komponen lain yang termasuk dalam unit yang dikutip. Jangan menentukan komponen yang termasuk hanya dengan menghitung objek dalam gambar skenario.

Jika kutipan untuk enam kelompok W01 sudah mencakup 24 dudukan yang diminta, pertahankan S01 dalam jadwal tetapi tandai sebagai “termasuk dalam W01; tidak ada kuantitas tambahan.” Jika penyimpanan dikecualikan, pertahankan S01 sebagai baris terpisah dalam kutipan. Hal ini menjaga keterlihatan kebutuhan tanpa memesannya dua kali.

Catat referensi susunan serta kuantitasnya. Dua kelompok dengan jumlah posisi yang sama mungkin memiliki tata letak atau daftar komponen yang berbeda. Tanyakan revisi gambar mana yang dikutip pemasok.

4. Bandingkan kutipan menggunakan satuan yang sama

Letakkan satuan yang dikutip di samping setiap kuantitas dan tarif per satuan. Tarif per posisi kerja tidak dapat dibandingkan secara langsung dengan tarif per kelompok lengkap. Pertama-tama pastikan kedua kutipan mencakup susunan dan cakupan yang sama, lalu bandingkan total untuk ruang lingkup yang telah disepakati tersebut.

Untuk kelompok hipotetis berposisi empat, enam kelompok dan 24 posisi menggambarkan kapasitas terencana yang sama. Jumlah pesanan tersebut tidak dapat saling dipertukarkan kecuali kutipan mendefinisikan konversi tersebut. Jika dua penawaran mencakup penyimpanan atau layar yang berbeda, tunjukkan perbedaan-perbedaannya sebelum membandingkan totalnya.

Juga pisahkan jumlah kemasan. Karton, panel, dan unit furnitur terpasang merupakan catatan yang berbeda. Minta daftar kemasan untuk konfigurasi yang telah dikonfirmasi; jangan mengubah jumlah karton menjadi jumlah meja.

5. Gunakan satu jumlah revisi untuk proyek ini

Berikan jadwal dengan tanggal dan referensi revisi. Ketika suatu kelompok berubah, perbarui jumlah posisinya, komponen-komponennya, dan kuantitasnya secara bersamaan, serta identifikasi versi sebelumnya yang digantikannya. Mintalah konfirmasi terhadap versi tersebut sebelum menyetujui pesanan.

Gunakan daftar periksa permintaan penawaran harga (RFQ) furnitur kantor untuk permintaan yang lebih luas. Jadwal kuantitas ini dapat dilampirkan kepadanya sehingga denah lantai, daftar barang, dan kutipan menggunakan referensi yang sama.

PERTANYAAN PEMBELI

Apakah ‘kursi’ berarti kursi termasuk di dalamnya?

Tidak termasuk dalam jadwal ini. Gunakan istilah “posisi kerja” untuk perhitungan perencanaan dan identifikasi item furnitur secara terpisah. Kursi dan sofa berada di luar cakupan produk BG di sini; kehadiran mereka dalam sebuah adegum referensi tidak menambahkannya ke dalam kutipan harga.

Apakah kelompok dengan jumlah posisi berbeda dapat muncul dalam satu jadwal?

Ya, sebagai baris-baris yang didefinisikan secara terpisah. Sebagai contoh, tiga kelompok hipotetis berempat dan dua kelompok hipotetis berenam menghasilkan total 24 posisi. Angka-angka tersebut hanya menjelaskan perhitungan. Mintalah pemasok mengonfirmasi apakah susunan yang diusulkan tersedia dan sesuai untuk tata letak yang telah diukur.

Apa yang harus dilakukan jika jumlah posisi yang dibutuhkan tidak membentuk kelompok utuh?

Tampilkan jumlah posisi yang dibutuhkan dan biarkan susunan kelompok tetap terbuka untuk konfirmasi. Sebagai contoh, 27 posisi dibagi empat menghasilkan 6,75; perhitungan tersebut tidak menghasilkan kelompok pecahan yang dapat dipesan. Tanyakan mengenai susunan yang sesuai dan catat secara eksplisit posisi tambahan atau tidak terpakai.

Apakah penyimpanan yang ditampilkan di samping meja harus dihitung sebagai bagian dari satu set?

Hanya ketika kutipan terperinci menyatakan bahwa penyimpanan tersebut termasuk. Identifikasi penyimpanan yang Anda butuhkan, lalu tandai sebagai termasuk, dikutip secara terpisah, atau tidak diperlukan. Simpan keputusan tersebut terkait dengan meja atau referensi kelompok yang sama.

Kirimkan jadwal yang dapat diverifikasi

Pertanyaan Anda dapat berbunyi: "Harap kutip jadwal terlampir berdasarkan unit yang ditunjukkan. Konfirmasi isi masing-masing kelompok, identifikasi penyimpanan dan layar yang termasuk, serta daftarkan pengecualian secara terpisah. Harap tandai setiap perbedaan antara jumlah posisi kami dan konfigurasi yang Anda usulkan."

Hubungi BG Office Furniture bersama jadwal dan informasi ruangan Anda. Mohon konfirmasi model yang dipilih, dimensi, bahan, konfigurasi, serta ketentuan komersial sebelum menganggap proposal tersebut sebagai pesanan yang disepakati.