Conteggio delle scrivanie, dei posti e dei set in un programma di arredi per ufficio

Una richiesta di «24 postazioni» può significare 24 posti di lavoro, 24 scrivanie individuali o sei gruppi condivisi da quattro postazioni ciascuno. Da sola, non identifica l’arredamento da ordinare. Prima di confrontare i preventivi, assegnare a ogni voce un’unità chiara e descrivere esattamente cosa comprende una singola unità.

Questa guida illustra un metodo pratico per contare l’arredamento per ufficio in stile pannello. Le quantità riportate di seguito sono esempi inventati di pianificazione, non specifiche né offerte per un modello BG. Qui, una postazione di lavoro indica un luogo pianificato per il lavoro di una persona; non implica che una sedia sia inclusa. L’ambito di applicazione di BG per questa guida comprende scrivanie, postazioni di lavoro, tavoli e sistemi di archiviazione, ma non sedie né divani.

1. Tenere separati le persone, le postazioni e le unità d’acquisto

Iniziare con il numero di persone previste per utilizzare l'ufficio, quindi registrare le postazioni di lavoro richieste nel layout proposto. Si tratta di due diversi input progettuali. Ad esempio, un team di 30 persone potrebbe richiedere 24 postazioni di lavoro condivise; l’acquirente deve confermare tale richiesta, anziché chiedere al fornitore di dedurla dal numero complessivo di dipendenti.

Successivamente, definire l’unità utilizzata per l’acquisto di ciascun articolo. Una scrivania individuale può costituire un’unità d’acquisto. Anche un gruppo di postazioni di lavoro condivise può costituire un’unità d’acquisto, purché la sua configurazione sia specificata per iscritto. Un set richiede un elenco articoli: la sola parola non chiarisce se siano inclusi elementi quali contenitori, schermi o tavoli adiacenti.

Esplorare la Categoria postazione di lavoro BG per identificare un’organizzazione da discutere. Utilizzare un’immagine o un disegno annotato per mostrare le posizioni previste, quindi chiedere la conferma del modello e della configurazione.

2. Creare un programma quantitativo senza mescolare unità di misura

Immaginate un progetto che richiede 24 postazioni di lavoro condivise, due scrivanie manageriali separate, spazi per l’archiviazione e un tavolo riunioni. L’esempio sottostante presuppone quattro postazioni per gruppo condiviso esclusivamente a scopo dimostrativo del calcolo aritmetico. Non definisce una configurazione disponibile, una capienza idonea della stanza né il contenuto di alcuna fotografia prodotto.

Le posizioni di scrivania pianificate sono 24 + 2 = 26. Non sommare le quantità nella colonna centrale in un unico totale "pezzi": ciò mescolerebbe gruppi, scrivanie, armadi e un tavolo. Mantenere i totali per unità, affiancati al conteggio delle posizioni.

Per tavoli da riunione , registrare separatamente il numero di tavoli da acquistare rispetto al numero di partecipanti previsti. Un semplice conteggio di partecipanti non conferma le dimensioni del tavolo, l’adattamento alla stanza né le sedie fornite.

3. Verificare i componenti inclusi prima di aggiungerli nuovamente

Chiedere al fornitore di restituire un elenco di inclusi per ogni gruppo o set. Per W01, ciò significa identificare la disposizione della scrivania e qualsiasi schermo, contenitore o altro componente incluso nell’unità quotata. Non determinare gli inclusi contando gli oggetti in un’immagine della scena.

Se il preventivo per sei gruppi W01 include già i 24 supporti richiesti, mantenere S01 nel programma ma indicarlo come «incluso nel W01; nessuna quantità aggiuntiva». Se lo stoccaggio è escluso, mantenere S01 come voce preventivata separata. Ciò consente di rendere visibile il requisito senza ordinarlo due volte.

Registrare sia il riferimento della disposizione sia la quantità. Due gruppi con lo stesso numero di posizioni potrebbero avere layout o elenchi di componenti diversi. Chiedere al fornitore quale revisione del disegno è stata utilizzata per il preventivo.

4. Confrontare i preventivi utilizzando la stessa unità

Indicare l’unità preventivata accanto a ogni quantità e a ogni tariffa unitaria. Una tariffa per posizione di lavoro non può essere confrontata direttamente con una tariffa per gruppo completo. Verificare innanzitutto che entrambi i preventivi coprano la stessa disposizione e gli stessi elementi inclusi, quindi confrontare il totale per tale ambito concordato.

Per il gruppo ipotetico a quattro posizioni, sei gruppi e 24 posizioni descrivono la stessa capacità pianificata. Non sono quantità d’ordine intercambiabili, a meno che il preventivo non specifichi tale conversione. Se due offerte includono diversi sistemi di archiviazione o schermi, evidenziare le differenze prima di confrontare i totali.

Mantenere anche i conteggi degli imballaggi separati. Scatole, pannelli e unità di mobili assemblati costituiscono record distinti. Richiedere l’elenco degli imballaggi per la configurazione confermata; non convertire il numero di scatole in un numero di scrivanie.

5. Mantenere un unico conteggio aggiornato per il progetto

Assegnare al cronoprogramma una data e un riferimento di revisione. Quando un gruppo viene modificato, aggiornare contemporaneamente il numero di posizioni, i componenti e la quantità, indicando esplicitamente quale versione precedente sostituisce. Richiedere la conferma rispetto a tale versione prima di approvare l’ordine.

Utilizzare il checklist per richiesta di preventivo (RFQ) su mobili per ufficio per l’indagine più ampia. Questo cronoprogramma delle quantità può essere allegato ad essa, in modo che piano di distribuzione, elenco articoli e preventivo utilizzino gli stessi riferimenti.

DOMANDE DELL'ACQUIRENTE

Con “posto a sedere” si intende che è inclusa una sedia?

No, in questo prospetto. Usare il termine “posto di lavoro” per il conteggio pianificato e identificare gli arredi separatamente. Sedie e divani non rientrano nell’ambito dei prodotti BG; la loro presenza in una scena di riferimento non li aggiunge automaticamente al preventivo.

È possibile che gruppi con numeri diversi di posti compaiano nello stesso prospetto?

Sì, come righe definite separatamente. Ad esempio, tre ipotetici gruppi da quattro posti e due ipotetici gruppi da sei posti danno un totale di 24 posti. Questi numeri servono unicamente a illustrare il calcolo. Chiedere al fornitore di confermare se le disposizioni proposte sono disponibili e adatte alla piantina misurata.

Che cosa accade se il numero richiesto non corrisponde a un numero intero di gruppi?

Mostrare le posizioni richieste e lasciare aperta la disposizione dei gruppi per conferma. Ad esempio, 27 posizioni divise per quattro danno 6,75; tale calcolo non genera un gruppo ordinabile con frazioni. Chiedere informazioni sulle disposizioni idonee e registrare esplicitamente eventuali posizioni aggiuntive o non utilizzate.

Lo spazio di archiviazione mostrato accanto a una scrivania deve essere conteggiato come parte del set?

Solo quando il preventivo dettagliato lo indica espressamente come incluso. Identificare lo spazio di archiviazione necessario, quindi indicarlo come incluso, quotato separatamente o non richiesto. Mantenere tale decisione associata allo stesso riferimento di scrivania o gruppo.

Inviare un programma controllabile

La vostra richiesta può recitare: «Si prega di quotare il programma allegato secondo le unità indicate. Confermare i contenuti di ciascun gruppo, identificare l’archiviazione e i divisori inclusi, e elencare le esclusioni separatamente. Segnalare eventuali differenze tra il nostro conteggio delle posizioni e la vostra configurazione proposta.»

Contatta BG Office Furniture con il vostro programma e le informazioni sulla stanza. Richiedere la conferma dei modelli selezionati, delle dimensioni, dei materiali, della configurazione e delle condizioni commerciali prima di considerare la proposta come un ordine concordato.