ארגון לוח זמנים של רהיטים במרחבים משרדיים מרובים

הצעת המחיר לרהיטים עשויה להציג את הסכום הכולל הנכון, אך לא לחשוף את הפיצוי של הפריטים למקומות המדויקים בהם יוצבו. מספר משרדים יכולים לבקש את אותו שולחן, אזור משותף עלול להופיע בשתי רשימות של מחלקות שונות, ובחדר אחד עלול להיות צורך בסידור אחסון שונה. לוח זמנים של פיצוי למקומים מקשר כל פריט נדרש למיקום מוגדר מראש, לפני שאלו הפרטים נאבדים בתוך סכום כולל.

השתמשו בזה יחד עם תיאור המוצר והצעת המחיר. השיטה שלהלן היא תבנית ריקה לעבודת הקונה לשולחנות, תחנות עבודה, שולחנות ואחסון. זו אינה פרויקט לקוח אמיתי, הזמנה מאושרת או הבטחה שהסידור המוצג יסופק כסט אחד.

1. התחלו ברשימת מיקומים אחת

העניקו לכל חדר או אזור משותף הפניה ייחודית המתאימה לתכנון החדרים. רשמו את הבניין או הקומה לפי הצורך כדי לשמור על הבחנה בין שמות חדרים דומים. שם כגון "משרדו של המנהל" מתאר תפקיד אך לא בהכרח מזהה יעד יחיד.

כוללו אזורים משותפים לאחסון, חדרי ישיבות וקליטת אורחים בנפרד. הקצינו רהיטים משותפים למיקום שבו מתוכנן להעמיד אותם, גם אם מספר מחלקות ישתמשו בהם. שמרו על אחריות לעדכון המיקום הזה בולטת, במקום להעתיק את אותו הרהיט לבקשות של כל מחלקה.

2. הפרידו בין הגדרת המוצר לבין הקצאתו

להשאיר הגדרת מוצר אחת עבור כל מודל ותצורה שהוצעו. לתאר את יחידת הכמות והרכיבים הכלולים בהגדרה הזו. לאחר מכן ליצור שורות הקצאה המראות לאילו מקומות נדרשים הפריטים שהוגדרו. מודל ספק מזהה את הרהיט; הפניה לחדר מציינת את היעד שלו.

למשל, קונה יכול לשקול את שולחן הנהלה BG-2605 וה ארון אחסון נמוך BG-2624B כהפניות מוצרים נפרדות. ההופעה המשותפת שלהן בלוח זמנים לא תקים קבוצה מסופקת. יש לאשר כל תצורה שנבחרה ולפרט את הקצאתה בנפרד; אלו דוגמאות קטלוג, לא הזמנת לקוח.

3. להשלים רשומה אחת של הקצאה עבור כל מיקום ופריט

התבנית המוקצרת להלן מתארת שורת הקצאה אחת. יש לחזור עליה בגיליון האקסל או בלוח זמנים החדרים עבור כל מיקום ופריט מוגדר. יש להשאיר מידע חסר גלוי ולא פתור; אין למלא כמות ריקה בחיזוי או להעתיק מימד מחדר אחר.

השאירו את הדרישות הספציפיות לחדר ליד ההקצאה. בקשה לאחסון בצד שמאל של משרד אחד לא אמורה להיעלם כאשר שולחנות מוצבים תחת דגם משותף. שאלו אילו הבדלים דורשים תצורה מופרדת עם הצעת מחיר.

4. לדייק את הקצאות החדרים עם הסכום הכולל של הרכישה

לסכם את קווי הקצאה לפי אותו פריט ויחידת מידה שהוגדרו, ולאחר מכן להשוות את התוצאה הזו לכמות הרכישה המבוקשת. לבדוק אם חסר חדר, אם יש פריט משותף שנקבע פעמיים או אם קו מסוים נספר פעם אחת כקבוצה ופעם נוספת כרכיביו הפרטיים.

להציג כל כמות שנקבעה בכוונה ללא הקצאה בנפרד ולציין את ייעודה. לא לחלק פריטים פנויים או שלא הוחלט עליהם בין החדרים רק כדי להביא לסכומים תואמים. באותו אופן, לזהות רהיטים שנותרו מהמשרד הקיים בנפרד מפריטים הדורשים ציטוט חדש.

להשאיר אפשרויות חלופיות מחוץ לסכום המאומת עד שיתקבל החלטה. אם שתי אפשרויות של ארונות משרתי את אותו המיקום, סימון שתיהן כנדרשות עלול להכפיל בטעות את הבקשה. לתייג את האפשרויות ולזהות איזו החלטה עדיין נדרשת.

5. לבחון כל חדר לפני שמשלבים את הבקשה

בקש מהאדם האחראי על כל מיקום לבדוק את הפריטים שהוקצו מול תוכנית החדר והעבודה המתוכננת. אשרד את הממדים ופער הפתיחה הרלוונטיים לחדר זה; שיתוף מודל עם משרד אחר אינו מבטיח שהוא יתאים לשני המרחבים.

שלח לספק את רשימת המוצרים המשולבת ואת הקצאות החדרים יחדיו. בקש ממנו לסמן אי-התאמות ביניהן. אם הקצאה תשתנה מאוחרת, השתמש ב רשימת בדיקת עדכון BOQ כדי לתעד את השינוי בלי לאבד את פרטי המיקום.

שאלות הקונה

האם מודל אחד יכול להופיע בכמה חדרים?

כן, כקצאות נפרדות המקושרות להגדרת המוצר המאושרת אותה. בדוק אם הסיום, הכיוון או הרכיבים הכלולים שונים לפני שמשלב את הכמויות לצורך הצעת מחיר.

היכן יש למקם ארון המשותף לשתי מחלקות?

הקצאתו פעם אחת למיקום המשותף המתוכנן שלו. רשום את המחלקות המשתמשות בו כהערה, במקום להוסיף את אותו הארון לשתי רשימות הקנייה.

מה קורה אם יעד החדר עוד לא נקבע?

השאר את הפריט באזור שאינו מוקצה, עם תווית ברורה. ציין האם הכמות שלו מאושרת או זמנית, ומי אחראי להחליט לאן יועבר.

האם לוח חלוקת החדרים מחליף רשימת אריזה?

לא. הוא מתאר את היעדים שנקבעו על ידי הקונה. פרטי האריזה הממשיים של הספק הם רשומה נפרדת; יש לקשר בין שתי הרשומות רק לאחר שזיהויי האריזה זמינים ונבדקו.

שלח לוח שמסביר הן את הסך הכול והן את חלוקת החדרים

צרו קשר עם BG Office Furniture יחד עם הגדרות המוצרים שלך, רשומות חלוקת החדרים והתרשים המודד. בקש אישור על תצורות הצעות, ותעריף מפורט פריט אחר פריט. השאר דרישות פתוחות לחדרים גלויות, כדי שהסכום הכולל לא יסתיר החלטה שעדיין נדרשת.